Pivot Table là bảng tương tác cho phép người dùng nhóm và tổng kết lượng dữ liệu lớn thành định dạng bảng ngắn gọn, dễ báo cáo và phân tích. Pivot Table có thể sắp xếp, đếm, cộng dữ liệu và tích hợp sẵn trong nhiều chương trình bảng tính. Excel cho phép bạn tạo pivot table nhanh chóng bằng cách kéo-thả thông tin liên quan vào hộp tương ứng. Bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu để tìm hình mẫu và xu hướng.
những bước
Phần 1Phần 1 Xây dựng Pivot Table
1Tải bảng tính muốn tạo Pivot Table. Pivot Table cho phép bạn tạo báo cáo hình ảnh của dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể thực hiện phép tính mà không cần nhập bất kỳ công thức hay sao chép ô nào. Bạn cần một bảng tính chứa một vài mục để tạo Pivot Table. Bạn vừa có thể tạo Pivot Table trong Excel từ nguồn dữ liệu ngoài, ví dụ như Access, vừa có thể chèn Pivot Table vào bảng tính mới của Excel.2Cần chắc chắn dữ liệu của bạn đáp ứng nhu cầu của pivot table. Pivot table không phải luôn là thứ bạn cần. Để tận dụng lợi thế những tính năng của pivot table, bảng tính của bạn cần đáp ứng một vài tiêu chuẩn cơ bản sau:Bảng tính phải có ít nhất một cột chứa giá trị trùng lặp. Tức là có ít nhất một cột lặp lại dữ liệu. Trong ví dụ được đưa ra ở phần tiếp theo, cột “Loại sản phẩm” có hai mục: “Bàn” hoặc “Ghế”.Bảng phải chứa số liệu. Đây là những dữ liệu được so sánh và tính toán trong bảng. Ví dụ trong phần tiếp theo, cột “doanh số” là cột có số liệu3Khởi động Pivot Table wizard (thuật sĩ). Nhấp chuột vào tab “Insert” (Chèn) ở phía trên cùng cửa sổ Excel. Chọn “PivotTable” ở phía bên trái tab Insert. Nếu bạn dùng phiên bản Excel 2003 trở về trước, nhấp chuột vào trình đơn Data (Dữ liệu) và chọn PivotTable and PivotChart Report… (PivotTable và Báo cáo PivotTable…)4Lựa chọn dữ liệu muốn dùng. Theo mặc định, Excel sẽ lựa chọn toàn bộ dữ liệu từ bảng tính. Bạn có thể nhấp chuột và kéo để chọn từng phần riêng biệt của bảng tính, hoặc tự nhập phạm vi ô. Nếu dùng nguồn dữ liệu bên ngoài, nhấp chuột vào “Use an external data source” (Dùng dữ liệu bên ngoài) Choose Connection…(Chọn Kết nối). Truy cập kết nối cơ sở dữ liệu được lưu trên máy tính.5Chọn vị trí cho Pivot Table. Sau khi chọn phạm vi, hãy chọn vị trí trong cùng cửa sổ. Theo mặc định, Excel sẽ lập bảng trong cửa sổ làm việc mới, cho phép bạn chuyển đổi qua lại bằng cách nhấn vào những tab ở dưới cùng cửa sổ. Bạn có thể lập Pivot Table ở cùng bảng với dữ liệu, bạn có thể chọn vị trí ô.Khi đã hài lòng với lựa chọn, chọn OK. Pivot Table sẽ được tạo và giao diện sẽ thay đổi
Phần 2Phần 2 Cấu hình Pivot Table
1Thêm trường hàng. Tạo Pivot Table cơ bản là phân loại dữ liệu theo hàng và cột. Bạn cần thêm gì hay xác định cấu trúc của bảng. Kéo một trường từ Field List (Danh sách Trường) phía bên phải vào Row Fields (Trường Hàng) của Pivot Table để điền thông tin. Ví dụ, công ty bạn bán hai sản phẩm: bàn và ghế. Bạn có bảng tính với số lượng (Doanh số) của mỗi sản phẩm (Loại Sản phẩm) được bán trong 2 cửa hàng (Cửa hàng). Bạn muốn xem mỗi cửa hàng đã bán được bao nhiêu sản phẩm mỗi loại.Kéo trường Cửa hàng vào Trường Hàng của Pivot Table. Danh sách cửa hàng sẽ xuất hiện theo từng hàng.2Thêm trường cột. Giống với hàng, cột cho phép bạn sắp xếp và hiển thị dữ liệu. Ở ví dụ phía trên, trường Cửa hàng được thêm vào Trường Hàng. Để xem mỗi loại bán được bao nhiêu cái, kéo trường Loại Sản phẩm vào Trường Cột. 3Thêm trường giá trị. Giờ bạn đã sắp xếp một tổ chức, bạn có thể thêm dữ liệu hiển thị vào bảng. Nhấp chuột và kéo trường Doanh số vào trường giá trị trong Pivot Table. Bạn sẽ thấy bảng hiển thị thông tin doanh số của cả sản phẩm và cửa hàng, và cột Tổng ở phía bên phải.Với những bước phía trên, bạn có thể kéo trường vào ô tương ứng phía dưới danh sách Trường ở bên phải cửa sổ Excel thay vì kéo chúng vào bảng.4Thêm nhiều trường vào từng phần. Pivot table cho phép bạn thêm nhiều trường vào mỗi phần, giúp kiểm soát hiển thị dữ liệu nhiều hơn. Với ví dụ trên, bạn có thể tạo một vài loại bàn và ghế. Bảng tính sẽ ghi nhận sản phẩm là ghế hoặc bàn (Loại Sản phẩm), nhưng mẫu chính xác là bàn hoặc ghế được bán (Mẫu). Kéo trường Mẫu vào phần Trường Cột. Cột hiển thị những phân tích về doanh thu của từng mẫu hàng và tổng thể. Bạn có thể thay đổi thứ tự những nhãn dán bằng cách nhấp chuột vào nút mũi tên trong hộp ở góc phía dưới bên phải cửa sổ. Chọn “Move Up” (Lên) hoặc “Move Down” (Xuống) để đổi thứ tự.5Thay đổi cách hiển thị dữ liệu. Bạn có thể đổi cách hiển thị giá trị bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên trong hộp Giá trị. Chọn “Value Field Settings” (Cài đặt Trường Giá trị) để đổi cách tính toán giá trị. ví dụ, bạn có thể hiển thị dữ liệu theo phần trăm thay vì tổng thể, hoặc trung bình cộng thay vì tổng hợp giá trị đó. Bạn có thể thêm trường tương tự vào hộp Giá trị nhiều lần để tận dụng lợi thế. Ở ví dụ trên, tổng doanh số của mỗi cửa hàng đều được hiển thị. Khi thêm một trường Doanh số nữa, bạn có thể thay đổi cài đặt giá trị để hiển thị Doanh số thứ hai dưới dạng phần trăm tổng doanh số.6Học cách thao tác giá trị. Khi thay đổi cách tính toán giá trị, bạn có một vài lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu. Sum – Đây là mặc định cho trường giá trị. Excel sẽ tính tổng giá trị của những trường được chọn.Count – Đếm số ô chứa dữ liệu của trường được chọn.Average – Tính trung bình cộng giá trị của trường được chọn.7Thêm bộ lọc. Khu vực “Report filter” (Bộ lọc Báo cáo) chứa những trường cho phép bạn truy cập thông qua phần hiển thị tóm tắt dữ liệu của pivot table bằng cách lọc dữ liệu. Chúng hoạt động giống với bộ lọc báo cáo. Ví dụ, thiết lập trường Cửa hàng là bộ lọc thay vì hàng Dán nhãn cho phép bạn chọn từng cửa hàng để kiểm tra doanh số bán hàng, hoặc kiểm tra tất cả cửa hàng cùng lúc
Phần 3Phần 3 dùng Pivot Table
1Sắp xếp và lọc kết quả. Một trong những chức năng chính của Pivot Table là khả năng sắp xếp kết quả và hiển thị một báo
cáo rõ ràng. Từng nhãn đều được sắp xếp và lọc bằng cách nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ngay cạnh tiêu đề. Bạn có thể sắp xếp danh sách hoặc lọc để hiển thị từng mục cụ thể.2Cập nhật bảng tính. Pivot table tự động cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu bảng tính. Điều này rất phù hợp để theo dõi bảng tính và kiểm tra thay đổi. 3Thay đổi pivot table. Pivot table cho phép thay đổi vị trí và thứ tự những trường dễ dàng. Kéo những trường vào vị trí khác nhau trên pivot table cho đến khi hài lòng. Đây là thời điểm tìm hiểu tên của pivot table. Di chuyển dữ liệu tới vị trí khác nhau được gọi là “pivoting” (xoay vòng) vì bạn thay đổi hướng những dữ liệu được hiển thị.4Tạo Pivot Chart. Bạn có thể dùng Pivot Chart để trình bày báo cáo trực quan sống động. Bạn có thể tạo Pivot Chart trực tiếp từ Pivot Table, quá trình diễn ra rất nhanh chóng
Lời khuyên
Nếu dùng lệnh Import Data (Nhập Dữ liệu) từ trình đơn Data, bạn có thêm nhiều tùy chọn nhập dữ liệu từ kết nối Cơ sở dữ liệu Office, tập tin Excel, cơ sở dữ liệu Access, tập tin Văn bản, ODBC DSN`s, trang web, OLAP và XML/XSL. Sau đó bạn có thể dùng dữ liệu như bình thường.Nếu dùng AutoFilter (Truy cập “Data”, “Filter”), vô hiệu quá chức năng này khi tạo pivot table. Kích hoạt sau khi tạo bảng.
Cảnh báo
Nếu bạn dùng dữ liệu có sẵn trong bảng tính, cần đảm bảo rằng những cột trong phạm vi lựa chọn của bạn đều được đặt tên riêng biệt.
