Nếu muốn di chuyển danh sách hoặc bảng dữ liệu từ Word vào Excel, bạn không cần phải sao chép và dán từng thông tin vào ô riêng trong bảng tính. Bằng cách định dạng đúng cách tài liệu Word trước, bạn có thể dễ dàng nhập tài liệu vào Excel chỉ với vài cú nhấp chuột.
những bước
Phương pháp số 1 Chuyển đổi danh sách
1Hiểu cách mà tài liệu được chuyển đổi. Khi bạn nhập một tài liệu vào Excel, những ký tự nhất định sẽ được dùng để xác định dữ liệu nào sẽ đi vào từng ô trong bảng tính Excel. Bằng cách tiến hành vài bước định dạng trước khi nhập, bạn sẽ có thể kiểm soát cách mà bảng tính sau cùng sẽ hiển thị và tối giản thao tác định dạng thủ công mà bạn phải thực hiện. Cách này đặc biệt hữu dụng nếu bạn nhập một lượng lớn danh sách từ tài liệu Word vào Excel. Phương pháp này hoạt động tốt nhất khi bạn có danh sách nhiều mục, mỗi mục được định dạng giống nhau (danh sách địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, vân vân).2Quét tài liệu để xem có lỗi định dạng hay không. Trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi, bạn phải chắc chắn rằng mỗi mục đã được định dạng giống nhau. Điều này nghĩa là bạn cần sửa tất cả lỗi chấm câu hoặc sắp xếp bất kỳ mục nào không thích hợp với phần còn lại. Như vậy mới đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển đúng. 3Hiển thị những ký tự định dạng trong tài liệu Word. Việc hiển thị những ký tự định dạng ẩn thông thường sẽ giúp bạn xác định cách tốt nhất để phân chia những mục. Bạn có thể hiển thị chúng bằng cách nhấp vào nút “Show / Hide Paragraph Marks” (Hiển thị / ẩn dấu phân đoạn) trong thẻ Home hoặc nhấn Ctrl+⇧ Shift+*Hầu hết những danh sách đều có một dấu phân đoạn ở cuối mỗi dòng hoặc một ở cuối dòng và một nằm trong dòng trống giữa những mục. Dấu phân đoạn là phương tiện để chèn những ký tự được Excel dùng nhằm phân biệt giữa những ô.4Thay thế dấu phân đoạn giữa mỗi mục để loại bỏ khoảng cách thừa. Excel sẽ dùng khoảng cách giữa những mục để xác định dòng, nhưng từ bây giờ bạn cần loại bỏ yếu tố này để hỗ trợ quá trình định dạng. Đừng lo lắng, chúng ta sẽ thêm lại ngay sau đó. Cách này cho kết quả tốt nhất khi bạn có một dấu phân đoạn nằm cuối mục và một dấu khác nằm trong khoảng cách giữa những mục (hai dấu trong một dòng). Nhấn Ctrl+H để mở cửa sổ Find and Replace (Tìm và thay thế).Nhập ^p^p vào trường Find (Tìm). Đây là mã dành cho trường hợp hai dấu phân đoạn trong một dòng. Nếu mỗi mục là một dòng riêng và không có dòng trống giữa chúng, bạn hãy dùng mã ^p.Nhập ký tự phân cách vào trường Replace (Thay thế). Bạn cần chắc chắn rằng đó không phải là ký tự có thể xuất hiện bất cứ đâu trong tài liệu, chẳng hạn như dấu ~.Nhấp vào Replace All (Thay thế tất cả). những mục có thể tự kết hợp nhưng điều này không đáng bận tâm, miễn là ký tự phân cách nằm đúng vị trí (giữa mỗi mục)5Phân cách từng mục vào trường riêng. Vậy là những mục đã được tách biệt để có thể hiển thị trong những hàng sau này, bây giờ bạn cần xác định dữ liệu sẽ hiển thị trong mỗi trường. Ví dụ, nếu mỗi mục là một tên trong dòng đầu tiên, địa chỉ nhà nằm ở dòng thứ hai, quốc gia và mã bưu chính thuộc dòng thứ ba, bạn có thể Nhấn Ctrl+H để mở cửa sổ Find and Replace.Xóa một trong những dấu phân đoạn ^p trong trường Find.Thay đổi ký tự trong trường Replace thành dấu phẩy ,.Nhấp vào Replace All. Những ký hiệu đoạn còn lại sẽ được thay bằng dấu phẩy để phân cách mỗi dòng vào một trường.6Thay thế ký tự phân Phương pháp hoàn tất quá trình định dạng. Sau khi hoàn thành hai bước tìm và thay thế phía trên, danh sách của bạn sẽ không còn giống danh sách nữa. Tất cả thông tin vẫn nằm cùng dòng nhưng sẽ có dấu phẩy giữa mỗi phần dữ liệu. Bước tìm và thay thế cuối cùng này sẽ đưa dữ liệu về với bố cục danh sách nhưng giữ lại dấu phẩy để xác định những trường. Nhấn Ctrl+H để mở cửa sổ Find and Replace.Nhập ~ (hay bất cứ ký tự nào mà bạn chọn lúc đầu) vào trường Find.Nhập ^p vào trường Replace.Nhấp vào Replace All. Toàn bộ mục sẽ được chia trở lại vào những nhóm riêng biệt và phân cách bởi dấu phẩy.7Lưu dưới dạng tập tin văn bản thuần túy. Sau khi định dạng xong, bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng tập tin văn bản. Điều này sẽ cho phép Excel đọc và phân tích tập tin để dữ liệu được đưa vào đúng trường. Nhấp vào thẻ File (Tập tin) và chọn “Save As” (Lưu thành).Nhấp vào trình đơn thả xuống “Save as type” (Lưu thành loại) và chọn “Plain Text” (Văn bản thuần túy).Đặt tên tập tin theo ý bạn và nhấp Save (Lưu).Nếu cửa sổ File Conversion hiện ra, bạn chỉ cần nhấp OK .8Mở tập tin trong Excel. Sau khi lưu tập tin dưới dạng văn bản thuần túy, bạn có thể mở tài liệu trong Excel.Nhấp vào thẻ File và chọn Open (Mở).Nhấp vào trình đơn thả xuống “All Excel Files” (Tất cả tập tin Excel) và chọn “Text Files” (Tập tin văn bản).Nhấp vào dấu Next > trên cửa sổ Text Import Wizard.Chọn “Comma” (Dấu phẩy) từ trong danh sách Delimiter (Dấu phân cách). Bạn có thể thấy cách mà những mục được tách ra trong bản xem trước phía dưới cùng. Sau đó, hãy nhấp vào Next >.Chọn định dạng dữ liệu dành cho mỗi cột và nhấp Finish (Xong)
Phương pháp số 2 Chuyển đổi bảng
1Tạo bảng trong Word bằng dữ liệu sẵn có. Nếu có danh sách dữ liệu trên Word, bạn có thể chuyển đổi thành định dạng bảng trên Word và sao chép nhanh bảng đó vào Excel. Nếu dữ liệu đã ở dạng bảng sẵn, hãy bỏ qua đến bước tiếp theo. Chọn toàn bộ văn bản mà bạn muốn chuyển đổi thành bảng.Chọn thẻ Insert (Chèn) và nhấp vào nút Table (Bảng).Chọn “Convert Text to Table” (Chuyển đổi văn bản thành bảng).Nhập số dòng trên mỗi bản ghi vào trường “Number of columns” (Số cột). Nếu bạn có một dòng trống giữa mỗi bản ghi, hãy thêm 1 vào tổng số.Nhấp OK .2Kiểm tra định dạng của bảng. Word sẽ tạo bảng dựa trên thiết lập của bạn. Hãy kiểm tra lại để chắc chắn rằng mọi thứ nằm đúng vị trí. 3Nhấp vào dấu “+” nhỏ ở góc trên bên trái bảng. Dấu này sẽ hiện ra khi bạn di chuột lên bảng. Khi bạn nhấp vào, tất cả dữ liệu trong bảng sẽ được chọn. 4Nhấn .Ctrl+Cđể sao chép dữ liệu. Bạn cũng có thể nhấp vào nút “Copy” (Sao chép) nằm trong thẻ Home. 5Mở Excel. Sau khi dữ liệu đã được sao chép, bạn có thể mở Excel. Nếu muốn đưa dữ liệu vào bảng tính có sẵn, hãy mở bảng tính lên. Đặt con trỏ chuột tại vị trí mà bạn muốn ô phía trên bên trái bảng hiển thị. 6Nhấn .Ctrl+Vđể dán dữ liệu. Từng ô trên bảng Word sẽ được nhập vào những ô riêng biệt trong bảng tính Excel. 7Tách những cột còn lại. Tùy theo loại dữ liệu đang nhập mà có thể bạn cần tiến hành định dạng thêm. Chẳng hạn, nếu bạn đang nhập địa chỉ thành phố cùng với tên quốc gia viết tắt thì mã bưu chính có thể nằm cùng ô. Bạn có thể thao tác trên Excel để tách những dữ liệu này ra một cách tự động.Nhấp vào tiêu đề cột mà bạn muốn tách để chọn toàn bộ cột.Chọn thẻ “Data” (Dữ liệu) và nhấp vào nút “Text to Columns” (Chuyển văn bản thành cột).Nhấp vào Next > và chọn “Comma” trong trường Delimiter. Nếu bạn đang dùng ví dụ trên, thao tác này sẽ tách thành phố ra khỏi tên quốc gia viết tắt và mã bưu chính.Nhấp vào Finish để lưu lại thay đổi.Chọn cột cần được tách và lặp lại quá trình, nhưng lần này bạn chọn “Space” (Khoảng cách) thay cho “Comma” làm dấu phân cách. Tên quốc gia viết tắt sẽ được tách khỏi mã bưu chính
