TaiNgheTroThinh hôm nay sẽ chỉ dẫn bạn cách kích hoạt, tạo, thực thi và lưu lệnh macro trên Microsoft Excel. Macro là những chương trình nhỏ cho phép người dùng tiến hành những tác vụ phức tạp như tính toán công thức hoặc tạo biểu đồ trong Excel. Macro có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể khi thực hiện những thao tác lặp đi lặp lại và nhờ vào tính năng “Record Macro” (Ghi macro), bạn vẫn có thể tạo lệnh macro dù không biết gì về lập trình.
những bước
Phần 1Phần 1 Kích hoạt macro
1Mở Excel. Nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel với chữ “X” trắng nằm trong khung xanh lá, sau đó nhấp vào Blank workbook (Tập hợp bảng tính mới). Nếu muốn mở một tập tin cụ thể trong Excel, bạn hãy nhấp đúp vào đó.2Nhấp vào thẻ File (Tập tin) ở phía trên bên trái cửa sổ Excel.Trên máy tính Mac, bạn nhấp vào thẻ Excel ở góc trên bên trái màn hình để mở trình đơn thả xuống.3Nhấp vào Options (Tùy chọn). Mục này nằm bên trái cửa sổ Excel. Trên máy tính Mac, bạn nhấp vào Preferences… (Tùy chỉnh) trong trình đơn thả xuống.4Nhấp vào Customize Ribbon (Tùy biến ruy-băng). Tùy chọn nằm bên trái cửa sổ Options của Excel.Trên máy tính Mac, bạn nhấp vào Ribbon & Toolbar (Thanh công cụ & ruy-băng) trong cửa sổ Preferences.5Tích vào ô “Developer” (Nhà phát triển). Ô này ở gần cuối danh sách tùy chọn “Main Tabs” (Thẻ chính). 6Nhấp vào OK ở gần cuối cửa sổ. Bây giờ bạn có thể dùng lệnh macro trên Excel. Trên máy tính Mac, bạn nhấp vào Save (Lưu) tại đây
Phần 2Phần 2 Ghi macro
1Nhập những dữ liệu cần thiết. Nếu bạn đang mở tập hợp bảng tính (workbook) trống, hãy nhập vào tất cả dữ liệu mà bạn muốn dùng trước khi tiếp tục. Bạn cũng có thể đóng Excel và nhấp đúp vào tập tin để mở workbook cụ thể.2Nhấp vào thẻ Developer nằm đầu cửa sổ Excel. Một thanh công cụ sẽ mở ra tại đây. 3Nhấp vào tùy chọn Record Macro nằm trong thanh công cụ. Một cửa sổ sẽ bật lên. 4Nhập tên cho lệnh macro. Trong khung văn bản “Macro name”, hãy nhập tên cho lệnh macro. Việc này sẽ giúp bạn nhận ra lệnh macro sau đó. 5Tạo tổ hợp phím tắt (nếu bạn thích). Nhấn phím ⇧ Shift cùng với phím ký tự nào đó (ví dụ: E) để tạo tổ hợp phím tắt. Bạn có thể dùng tổ hợp phím này để thực thi lệnh macro sau đó. Trên máy tính Mac, tổ hợp phím tắt sẽ gồm phím ⌥ Option+⌘ Command và ký tự (ví dụ: ⌥ Option+⌘ Command+T).6Nhấp vào khung thả xuống “Store macro in” (Lưu macro vào). Khung này nằm giữa cửa sổ. Một trình đơn thả xuống sẽ hiện ra. 7Nhấp vào This Workbook (Tập hợp bảng tính này). Tùy chọn này nằm trong trình đơn thả xuống. Lệnh macro sẽ được tích hợp vào trong bảng tính này và bất kỳ ai có tập tin cũng sẽ dùng được macro. 8Nhấp vào OK ở cuối cửa sổ. Thiết lập của lệnh macro sẽ được lưu, đồng thời bắt đầu quá trình ghi. 9Thực hiện những bước của macro. Mọi thao tác mà bạn tiến hành từ khi nhấp OK cho đến khi nhấp vào Stop Recording (Dừng ghi) đều sẽ được thêm vào macro. Chẳng hạn, nếu bạn muốn tạo macro của thao tác chuyển giá trị dữ liệu trong hai cột thành biểu đồ, hãy: Nhấp và kéo chuột trên dữ liệu để chọn.Nhấp vào Insert (Chèn)Chọn hình dạng biểu đồ.Nhấp vào biểu đồ mà bạn muốn dùng.10Nhấp vào tác vụ Stop Recording nằm trong thanh công cụ Developer. Lệnh macro sẽ được lưu
Phần 3Phần 3 Lưu bảng tính kích hoạt macro
1Bạn cần hiểu vì sao chúng ta cần lưu bảng tính với macro được kích hoạt. Nếu bạn không lưu dưới dạng bảng tính kích hoạt macro (định dạng XLSM), lệnh macro sẽ không được lưu thành một phần của tập tin, nghĩa là người dùng trên máy tính khác sẽ không thể dùng lệnh macro nếu bạn gửi workbook cho họ.2Nhấp vào File ở góc trên bên trái cửa sổ Excel (Windows) hoặc màn hình (Mac). Một trình đơn thả xuống sẽ hiện ra. 3Nhấp vào Save As (Lưu thành). Tùy chọn này ở bên trái cửa sổ (Windows) hoặc nằm trong trình đơn thả xuống (Mac). 4Nhấp đúp vào This PC (Máy tính này). Tùy chọn nằm trong cột vị trí lưu ở gần phía bên trái cửa sổ. Cửa sổ “Save As” sẽ mở ra. Bỏ qua bước này trên máy tính Mac.5Nhập tên cho tập tin Excel. Hãy nhập tên cho bảng tính Excel vào khung văn bản “Name”. 6Đổi định dạng tập tin thành XLSM. Nhấp vào khung thả xuống “Save as type” (Lưu thành loại) rồi chọn Excel Macro-Enabled Workbook (Tập hợp bảng tính kích hoạt macro) trong trình đơn thả xuống hiện ra.Trên máy tính Mac, bạn cần thay phần mở rộng “xlsx” cuối tên tập tin bằng xlsm.7Chọn vị trí lưu. Nhấp vào thư mục mà bạn muốn lưu tập tin Excel (ví dụ: Desktop). Trên máy tính Mac, bạn cần nhấp vào khung thả xuống “Where” trước.8Nhấp vào tùy chọn Save ở cuối cửa sổ. Bảng tính Excel tích hợp lệnh macro sẽ được lưu vào vị trí mà bạn chọn
Phần 4Phần 4 Thực thi macro
1Mở bảng tính kích hoạt macro. Nhấp đúp vào bảng tính tích hợp macro để mở trong Excel. 2Nhấp vào Enable Content (Kích hoạt nội dung). Tùy chọn nằm trong thanh màu vàng ở đầu cửa sổ Excel. Bảng tính sẽ được mở khóa và cho phép bạn dùng lệnh macro. Nếu bạn không thấy tùy chọn trên, hãy bỏ qua bước này.3Nhấp vào thẻ Developer nằm đầu cửa sổ Excel.Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím đã được thiết lập cho lệnh macro. Nếu chọn cách này, bạn có thể bỏ qua phần còn lại của phương pháp.4Nhấp vào tùy chọn Macros trong thanh công cụ của thẻ Developer. Một cửa sổ sẽ bật lên. 5Chọn lệnh macro. Nhấp vào tên của lệnh macro mà bạn muốn thực thi. 6Nhấp vào tác vụ Run (Thực thi) nằm bên phải cửa sổ. Lệnh macro sẽ bắt đầu thực thi. 7Chờ lệnh macro hoàn tất. Tùy vào độ dài của lệnh macro mà quá trình này có t
hể mất vài giây
Lời khuyên
Macro thường rất hữu dụng trong việc tự động tiến hành những tác vụ mà bạn phải thực hiện thường xuyên, chẳng hạn như tính bảng lương vào cuối tuần.
Cảnh báo
Mặc dù hầu hết lệnh macro đều vô hại, nhưng một vài ít có thể thực hiện những thay đổi nguy hiểm hoặc xóa đi thông tin trên máy tính. Đừng bao giờ mở macro từ nguồn không đáng tin.
