TaiNgheTroThinh hôm nay sẽ chỉ dẫn bạn cách tính bảng lương cho nhân viên ở Mỹ trên Microsoft Excel. Việc tạo bảng tính lương từ đầu là một quá trình hết sức mệt mỏi, nhưng may mắn là Microsoft có mẫu bảng tính lương dành cho Excel trên cả máy tính Windows và Mac.
những bước
Phần 1Phần 1 Tạo bảng tính lương
1Mở website Payroll Calculator (Công cụ tính lương). Truy cập https://templates.office.com/en-us/Payroll-calculator-TM06101177 bằng trình duyệt web của máy tính. Bảng tính này là mẫu Excel miễn phí từ Microsoft.2Nhấp vào Download (Tải xuống). Nút màu xanh này nằm gần cuối cửa sổ. Mẫu sẽ bắt đầu tải về máy tính. Tùy vào trình duyệt mà có thể bạn cần chọn vị trí lưu rồi nhấp vào Save (Lưu) trước thì tập tin mới tải về.3Mở mẫu. Nhấp đúp vào tập tin Excel vừa tải về để mở mẫu trong Excel. 4Nhấp vào Enable Editing (Bật chỉnh sửa). Nút này nằm trong thanh màu vàng đầu cửa sổ Excel. Tập tin Excel sẽ được mở khóa để bạn có thể chỉnh sửa. 5Lưu tài liệu. Trước khi bạn chỉnh sửa mẫu, hãy nhấn Ctrl+S (Windows) hoặc ⌘ Command+S (Mac), nhập tên cho tập tin (ví dụ “Bảng lương 5.12.2018”) và nhấp vào Save. Điều này nhằm đảm bảo rằng trang tính lương sẽ tự động được lưu dưới dạng tập tin thứ hai. Sau đó, bạn có thể bắt đầu tính lương
Phần 2Phần 2 Nhập thông tin nhân viên
1Nhấp vào Employee information (Thông tin nhân viên). Tiêu đề nằm ở góc dưới bên trái cửa sổ Excel. Thao tác này nhằm đảm bảo rằng bạn đang trên trang tính Employee Information. 2Thêm tên nhân viên. Nhập tên của nhân viên vào ô trống đầu tiên trong cột “Name” (Tên). 3Nhập số tiền công của một giờ. Nhập số tiền mà nhân viên này được trả theo giờ vào ô trống đầu tiên của cột “Hourly Wage” (Tiền công tính theo giờ). 4Nhập thông tin thuế của nhân viên. Bạn cần chắc rằng mình nắm được thông tin đóng thuế của nhân viên, sau đó điền vào ô phía dưới những tiêu đề sau: Tax Status – Tình trạng thuế. Số này (thường là “1”) được thể hiện trên giấy W-2 của nhân viên.Federal Allowance – Trợ cấp liên bang. Đây là số xác định khung nộp thuế của nhân viên và thường được thể hiện trong giấy W-4.State Tax (Percentage) – Tỉ lệ phần trăm đóng thuế của tiểu bang bạn.Federal Income Tax (Percentage) – Tỉ lệ phần trăm thuế thu nhập liên bang theo khung thuế của nhân viên.Social Security Tax (Percentage) – Tỉ lệ phần trăm thuế an sinh xã hội hiện tại.Medicare Tax (Percentage) – Tỉ lệ phần trăm thuế Medicare hiện tại dành cho việc chăm sóc người già trên 65 tuổi của chính phủ Mỹ.Total Taxes Withheld (Percentage) – Tỉ lệ phần trăm tổng số thuế bị khấu trừ. Trường này sẽ được tính tự động sau khi bạn điền dữ liệu vào những trường thuế khác.5Xác định những khoản khấu trừ của nhân viên. Điều này sẽ phụ thuộc vào phúc lợi, khoản đầu tư, vân vân, của nhân viên đó: Insurance Deduction (Dollars) – Khấu trừ bảo hiểm. Đây là số tiền tính theo đô la mà bạn giữ lại để đóng bảo hiểm.Other Regular Deduction (Dollars) – Khoản khấu trừ thường xuyên khác hay hất kỳ số tiền nào mà bạn giữ lại.6Thêm thông tin khác của nhân viên. Sau khi tất cả nhân viên đều đã được bổ sung thông tin, bạn có thể tiến hành tính lương
Phần 3Phần 3 Tính bảng lương
1Nhấp vào thẻ Payroll calculator nằm cuối trang. Trang tính sẽ mở ra. 2Tìm nhân viên. Xác định nhân viên đầu tiên mà bạn đã nhập thông tin vào trang Employee Information. Tên của họ sẽ nằm đầu trang này. 3Nhập số giờ làm việc. Trong cột “Regular Hours Worked” (Giờ làm việc thường xuyên), bạn nhập số giờ mà nhân viên này đã làm việc (chẳng hạn như 40) trong kỳ lương. 4Thêm thời gian nghỉ phép hoặc ốm vào nếu cần thiết. Nếu nhân viên của bạn đã dùng thời gian phép hoặc ốm, hãy ghi chú số giờ tương ứng mà họ đã nghỉ vào cột “Vacation Hours” (Giờ nghỉ phép) hoặc “Sick Hours” (Giờ nghỉ ốm). 5Nhập giờ làm thêm và tỉ lệ. Nếu nhân viên của bạn có tăng ca (ví dụ: trên 40 tiếng trong tuần), hãy nhập số giờ làm thêm vào cột “Overtime Hours”, sau đó nhập tỉ lệ lương tăng ca (đơn vị đô la) vào cột “Overtime Rate”. Tỉ lệ lương tăng ca thường cao hơn 150 % so với tỉ lệ bình thường của nhân viên (“gấp rưỡi”).6Thêm những khoản khấu trừ (nếu có) vào cuối cùng. Trong cột “Other Deduction” (Khoản khấu trừ khác), bạn nhập số tiền đô la khấu trừ khác với những khoản khấu trừ thông thường. Chẳng hạn, nếu nhân viên đã lấy một khoản khấu trừ để mua thiết bị, bạn cần nhập số tiền vào đây để thanh toán một lần.7Xem lại lương thực lãnh của nhân viên. Cột “Net Pay” (Thanh toán ròng) sẽ thể hiện số tiền thực lãnh của nhân viên; nếu số này có vẻ hợp lý thì bạn đã tính xong lương cho nhân viên đó. Bạn cũng có thể kiểm tra những khoản tiền phải trả trước thuế trong cột “Gross Pay” (Tổng thanh toán).8Tính tiếp lương cho nhân viên khác. Với từng người được liệt kê trong trường “Employee Name”, bạn cần điều dữ liệu để xác định số tiền lương thực lãnh của họ. Bạn có thể kiểm tra phiếu lương của nhân viên trong thẻ PAYROLL PAYSTUBS hoặc Individual Paystubs cuối trang sau khi tính xong
Lời khuyên
Sau khi bạn tính xong một kỳ lương, bạn nên lưu lại trang tính đó trước khi xóa và tạo bảng lương mới.
Cảnh báo
Không nên xóa bất kỳ ô đã được định dạng sẵn nào (chẳng hạn như những ô có công thức từ trước) vì điều này sẽ khiến bảng tính lương bị lỗi.
