Với thực tế là có trên 300 tỉ email được gửi và nhận mỗi ngày, chẳng lạ gì mà con người ta có thể “mệt mỏi vì email”. Đó là lý do mà việc viết một email hiệu quả, đầy đủ nội dung, rõ ràng và súc tích là điều quan trọng – bạn không muốn người ta không đọc hết email mời họp của bạn vì nó quá dài hoặc không rõ ràng. Đừng lo lắng – bài đăng này của TaiNgheTroThinh sẽ chỉ dẫn bạn tất cả những bước cần làm để viết một email mời họp, chẳng hạn như viết dòng tiêu đề sao cho hiệu quả, nên viết gì trong nội dung thư và cách dùng ứng dụng lịch để mọi việc dễ dàng hơn.
những bước
Phương pháp số 1 Viết một tiêu đề rõ ràng
1Viết một tiêu đề ngắn và có liên quan đến ngày và chủ đề của cuộc họp. Hãy bao gồm những chi tiết này để mọi người biết cuộc họp sẽ diễn ra khi nào và những gì sẽ được thảo luận mà thậm chí không cần mở email. Bạn có thể viết, “Cuộc họp ngày 12/8: chỉ dẫn báo cáo mới”.
Cảnh báo: Bỏ qua chủ đề của cuộc họp có thể sẽ khiến mọi người phản hồi, đặt câu hỏi liệu cuộc họp có liên quan đến phòng ban của họ hoặc họ có bắt buộc phải tham gia hay không, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn viết chủ đề rõ ràng!
2Yêu cầu xác nhận sự tham gia trong tiêu đề. Nếu bạn cần biết những ai sẽ tham gia cuộc họp, hãy yêu cầu sự xác nhận ngay trong tiêu đề. Bằng cách đó, người nhận sẽ tự hiểu rằng họ cần phản hồi càng sớm càng tốt ngay cả trước khi họ mở email. Bạn có thể viết, “Cuộc họp nhân sự thứ sáu ngày 10/6, vui lòng xác nhận càng sớm càng tốt”.Bạn cũng có thể viết, “Xin vui lòng phản hồi và xác nhận bạn sẽ tham gia: Cuộc họp nhân sự ngày 10/6”.3Để người nhận biết nếu đó là một cuộc họp khẩn cấp trong tiêu đề. Nếu đó là một vấn đề cấp bách hoặc thời gian gấp rút và phải họp gấp, hãy thêm từ ngữ tăng tính cấp bách cho tiêu đề. Chẳng hạn bạn có thể viết, “Cuộc họp khẩn vào thứ hai ngày 31/2: An ninh mạng”. Điều quan trọng là phải ghi chú trên tiêu đề của cuộc họp cũng như cung cấp ý tưởng về những gì họ nên mong đợi.4Nêu rõ sự tham gia là bắt buộc hoặc chỉ là đề xuất. Nếu bạn làm việc cho một công ty lớn, sự hiện diện của một vài người có lẽ sẽ không cần thiết cho mọi cuộc họp. Hãy nêu rõ nếu một phòng ban có liên quan hoặc để người nhận biết nếu họ bắt buộc phải tham gia trên tiêu đề. Bạn có thể viết, “Cuộc họp tiếp thị bắt buộc tham gia vào ngày 10/6”.Nếu cuộc họp không bắt buộc, bạn có thể viết: “Cuộc họp được đề xuất vào ngày 10/6 về chiến thuật nghiên cứu hiệu quả”.5dùng từ ngữ thể hiện đầy đủ ý nghĩa trên dòng tiêu đề để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Từ viết tắt có vẻ hiệu quả, nhưng chúng không cụ thể như từ ngữ đầy đủ và có thể gây nhầm lẫn. Chẳng hạn, SAP có thể có nghĩa là “hệ thống và quy trình xử lý” hoặc “mẫu kế hoạch và phân tích dự án” tùy thuộc vào người nhận có hiểu ý nghĩa của từ mà bạn dùng hay không.Tuy nhiên, sẽ không thành vấn đề khi dùng những từ viết tắt phổ biến như “RSVP”, “HR”, và “IT”
Phương pháp số 2 Soạn thảo nội dung email
1Viết một giới thiệu súc tích và thân thiện cùng một ghi chú ngắn. Giới thiệu bản thân là cần thiết nếu bạn làm việc cho một công ty lớn hoặc nếu bạn không quen biết tất cả mọi người. Bạn cũng cần đề cập đến trong phần giới thiệu ngắn này nếu có bất kỳ tài liệu hoặc vật dụng nào cần được hoàn thành và/hoặc mang đến cuộc họp.Hãy viết phần mở đầu thân thiện hoặc có liên quan đến công việc. Ví dụ, “Chào cả nhóm, tôi đang mong chờ chương trình mới sẽ được ra mắt vào tuần tới!”
Lời khuyên: Hãy nhắc nhở người nhận nếu họ cần hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào hoặc mang bất cứ thứ gì đến cuộc họp. Chẳng hạn, “Xin hãy nhớ mang theo 4 bản sao danh sách liên hệ với nhà cung cấp của bạn.”
2Liệt kê ngày và giờ họp trên một dòng riêng để nhấn mạnh. Đây là thông tin cần thiết cho mọi người tham dự cuộc họp, vì vậy bạn cần viết nó rõ ràng và làm nổi bật so với phần nội dung còn lại. Hãy thụt đầu dòng trên và dưới của thông tin ngày giờ và/hoặc in đậm phông chữ.Ví dụ: “Ngày 06 tháng 10, 10:30 – 11:45 AM”Nếu cuộc họp trực tuyến, hãy liệt kê múi giờ để mọi người ở những múi giờ khác nhau sẽ không bỏ lỡ do thông tin sai lệch. Chẳng hạn bạn có thể viết: “Ngày 6 tháng 10, 10:30 – 11:45 AM (PST-Múi giờ Thái Bình Dương)”3Liệt kê vị trí sau ngày và giờ. Hãy làm nổi bật địa điểm cũng như ngày và giờ—đặc biệt là nếu bạn gặp nhau ở một địa điểm mới, nếu vị trí đó khó tìm, hoặc nếu bạn biết một vài người nhận không quen thuộc với địa điểm đó. Đối với những cuộc họp ảo (thông qua diễn đàn trực tiếp hoặc trò chuyện video), hãy cung cấp đường dẫn liên kết đến diễn đàn hoặc cuộc gọi video để dễ dàng truy cập.Hãy đưa ra chỉ dẫn càng chi tiết càng tốt. Ví dụ: “Vui lòng đến phòng hội nghị 592 ở tòa nhà Timaren (số 209 đường Nix). Phòng 592 nằm ở dãy thứ 2 của tòa nhà, vì vậy bạn sẽ cần đi thang máy lên từ tầng trệt, đi ra ở tầng 12, và dùng thang máy ở phía nam của tòa nhà (bên trái của bạn) để đi lên tầng 59”.4Chia sẻ mục đích của cuộc họp. Hãy cho người nhận biết về nội dung chính của cuộc họp. Việc cung cấp kế hoạch làm việc của buổi họp sẽ giúp họ nắm rõ những nhiệm vụ nào cần được thực hiện trước. Bạn có thể chỉ cần nêu chủ đề (chẳng hạn như “Cập nhật An ninh mạng”) hoặc bạn có thể cung cấp mốc thời gian như sau:10:30 – 10:45 Chia sẻ cập nhật tình trạng dự án10:45 – 11:10 So sánh và chọn những đề xuất khả thi11:10 – 11:30 Nêu ra những ý tưởng và mục đích của việc ra mắt sản phẩm5Đọc lại email để phát hiện những lỗi ngữ pháp và sai sót thực tế. Những điều quan trọng nhất mà bạn cần kiểm tra lại là ngày, giờ, và địa điểm của cuộc họp, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp thông tin chính xác! Bạn cũng có thể đọc lại phần giới thiệu, kế hoạch của cuộc họp, hoặc những ghi chú khác mà bạn đã cung cấp để đảm bảo mình đã bao gồm tất cả thông tin cơ bản.Đọc email thành tiếng để đảm bảo rằng cách viế
t của bạn rõ ràng và súc tích trước khi gửi
Phương pháp số 3 dùng Outlook hoặc ứng dụng lịch được tích hợp
1Chọn “New Meeting” (Cuộc họp mới) dưới tab Trang chủ trong Outlook. Nếu công ty của bạn dùng cơ sở dữ liệu truyền thông với ứng dụng lịch được tích hợp như Outlook, hãy dùng nó để thiết lập cuộc họp. Đó là ứng dụng phổ biến để liên lạc với mọi người trong công ty.Nếu công ty của bạn không dùng Outlook hoặc bất cứ ứng dụng gì tương tự, bạn có thể dùng email liên quan đến công việc để gửi lời mời.2Chọn ngày và giờ từ cửa sổ “Scheduling Assistant” (Trợ lý lập lịch biểu). Sau khi tạo một cuộc họp mới, cửa sổ lịch sẽ xuất hiện. Nhấp vào “Trợ lý lập lịch biểu”, chọn ngày và giờ có sẵn cho cuộc họp của bạn.Hãy chắc chắn rằng thời gian để cuộc họp diễn ra thuận tiện cho bạn và những người tham dự. Tùy thuộc vào ứng dụng của công ty, bạn có thể điều chỉnh cài đặt xem để hiển thị lịch trình của mọi người (ngoài lịch trình riêng của bạn).3Thêm người tham dự bằng cách nhập tên của họ hoặc dùng sổ địa chỉ. Nhấp vào thanh văn bản để nhập vào tên hoặc xem qua sổ địa chỉ và chọn tên của họ từ danh sách. dùng chức năng “Trợ lý lập lịch biểu” để kiểm tra tính khả dụng của người khác.Nếu lịch họp không thuận tiện cho mọi người, tên của họ sẽ được tô sáng. Công cụ trợ lý thậm chí sẽ hiển thị những khung thời gian được đề xuất để phù hợp với lịch trình của bạn và những người tham gia.4Thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp. Đảm bảo rằng ngày họp là ngày mà bạn đã chọn trước đó, và nhấp vào lịch để thực hiện bất kỳ thay đổi nào nếu cần thiết. Sau đó, kéo mũi tên xuống chỗ bên phải của danh sách thời gian để chọn thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác.Việc thêm thời gian kết thúc thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối về thời gian của mọi người để họ biết những gì sẽ diễn ra và có thể lên kế hoạch di chuyển hoặc làm việc để tránh trùng với lịch họp.5Chọn “Appointment” (Lịch hẹn) bên dưới tab “Meeting” (Cuộc họp) ở phía trên cùng màn hình. Chọn nút này sẽ đưa bạn trở lại màn hình lịch hẹn chung và bạn sẽ nhìn thấy lịch hẹn mà mình đã nhập. Tại đây, bạn sẽ có thể thêm một tiêu đề, địa điểm, và những ghi chú.Nếu bạn không nhìn thấy dữ liệu mà mình đã nhập trên màn hình Lịch hẹn, hãy quay trở lại và lặp lại những bước đến khi nó xuất hiện.6Hãy cụ thể khi nhập tiêu đề, địa điểm, và ghi chú. Hãy cho người nhận biết nội dung chính của cuộc họp trong một vài từ ngắn gọn (ví dụ, “Thử nghiệm sản phẩm sắp ra mắt”). Hãy cụ thể về địa điểm, cung cấp chỉ dẫn chỉ đường nếu đó không phải là nơi cuộc họp thường xuyên diễn ra hoặc nếu vị trí đó khó tìm. Thêm bất kỳ ghi chú nào khác (chẳng hạn công tác chuẩn bị) có liên quan đến cuộc họp.Cung cấp địa chỉ của cuộc họp, ngay cả khi bạn nghĩ rằng họ đã biết.Nhấp vào nút “Gửi” khi bạn hoàn thành.
Lời khuyên: Tránh những tiêu đề quá khái quát như “Thảo luận góp ý” vì nó không cho mọi người biết gì về mục đích của cuộc họp. Thay vào đó, bạn có thể viết, “Tìm hiểu và chọn nhà cung cấp cho sản phẩm mới.”
Lời khuyên
Khi đọc lại email hoặc thư mời của bạn, hãy đảm bảo rằng nó ngắn gọn và đi thẳng vào chủ đề.dùng cách viết thân thiện và chuyên nghiệp.Kiểm tra kỹ danh sách người nhận để đảm bảo mọi người cần tham gia cuộc họp đều được mời.Nhập địa chỉ trong dòng “BBC” nếu bạn muốn người nhận không thể nhìn thấy địa chỉ của tất cả những người cùng được nhận email.
Cảnh báo
Không gửi lời mời hoặc email mà không có ngày, giờ, và địa điểm. Nó sẽ khiến những người được mời khó chịu và bạn sẽ nhận được một loạt những phản hồi yêu cầu về thông tin đó.Đừng dùng toàn bộ chữ viết hoa, nó sẽ được hiểu là gây chú ý theo hướng tiêu cực và rất không chuyên nghiệp.
