Đây là bài đăng chỉ dẫn cách dùng tính năng “Mail Merge” (Gộp thư) trong Microsoft Word. Tính năng gộp thư cho phép bạn dùng bảng tính chứa thông tin liên lạc để điền địa chỉ, tên hoặc thông tin khác vào từng bản sao văn bản một cách tự động. Việc này hữu ích khi bạn muốn cá nhân hóa thư hoặc tờ khai, vì bạn không cần tự viết tên hoặc địa chỉ của từng người ở phía trên mỗi văn bản.
những bước
Phần 1Phần 1 Tạo bảng thông tin liên lạc
1Mở Microsoft Excel. Chương trình Microsoft Excel có biểu tượng chữ “X” màu trắng trên nền màu xanh lá. Trang Excel “mới” sẽ hiển thị ngay. Nếu bạn đã có bảng thông tin Excel, hãy chuyển sang bước nhập thông tin liên lạc từ Excel.2Nhấp vào Blank workbook (Bảng tính mới). Đây là lựa chọn ở phía trên góc trái trang “New” (Mới). Bảng tính Excel mới liền hiển thị sau thao tác này. 3Thêm tiêu đề liên lạc. Bạn sẽ lần lượt nhập những tiêu đề sau vào từng ô, bắt đầu từ ô A1 sang phải:FirstName (Tên) – Tên của người liên lạc được nhập vào cột này (ô A1).LastName (Họ) – Họ của người liên lạc được nhập vào cột này (ô B1).Tel (Số điện thoại) – Số điện thoại của người liên lạc được nhập vào cột này (ô C1).StreetAddress (Địa chỉ) – Địa chỉ của người liên lạc được nhập vào cột này (ô D1).City (Thành phố) – Thành phố mà người liên lạc đang sống được nhập vào cột này (ô E1).State (Tỉnh) – Tỉnh mà người liên lạc đang sống được nhập vào cột này (ô F1).ZIP (Mã ZIP) – Mã ZIP của người liên lạc được nhập vào cột này (ô G1).Email – Địa chỉ email của người liên lạc được nhập vào cột này (ô G1).4Nhập thông tin liên lạc. Từ ô số 2 của cột A, bạn sẽ nhập thông tin liên lạc của từng người mà bạn muốn dùng cho việc gộp thư. Đảm bảo thông tin được nhập chính xác trước khi tiếp tục.5Lưu văn bản. những bước thực hiện như sau: Windows – Nhấp vào File (Tệp), nhấp vào Save As (Lưu dưới dạng), nhấp đúp vào This PC (Máy tính này), nhấp vào thư mục lưu ở bên trái cửa sổ, nhập tên văn bản vào trường “File name” (Tên tập tin) và nhấp vào Save (Lưu).Mac – Nhấp vào File, nhấp vào Save As…, nhập tên văn bản vào trường “Save As”, chọn thư mục lưu bằng cách nhấp vào ô “Where” (Nơi lưu), rồi nhấp vào một thư mục và nhấp vào Save.Nhớ thư mục lưu đã chọn, vì bạn cần tìm bảng tính Excel ở bước sau.6Đóng Excel. Nhấp vào X ở phía trên góc phải cửa sổ Excel (trên Windows) hoặc hình tròn màu đỏ ở phía trên góc trái (trên Mac). Bây giờ bạn có thể chuyển sang bước gộp thư trong Microsoft Word
Phần 2Phần 2 Nhập thông tin liên lạc vào Word
1Mở Microsoft Word. Đó là ứng dụng có biểu tượng chữ “W” màu trắng trên nền xanh dương. Tương tự như với Excel, trang “New” (Mới) sẽ hiển thị ngay. Nếu bạn đã có sẵn văn bản Microsoft Word để nhập thông tin Excel, bạn chỉ cần nhấp đúp để mở tập tin đó và bỏ qua bước tiếp theo.2Nhấp vào Blank document (Văn bản mới). Đây là ô màu trắng ở phía trên góc trái trang. Văn bản Microsoft Word mới liền xuất hiện trên màn hình. 3Nhấp vào thẻ Mailings (Thư). Thẻ này ở phía trên góc trái cửa sổ Microsoft Word. Một thanh công cụ sẽ hiển thị ngay bên dưới dòng thẻ. 4Nhấp vào Select Recipients (Chọn người nhận). Đây là lựa chọn trong phần “Start Mail Merge” (Bắt đầu gộp thư) của thanh công cụ Mailings. Thao tác này mở ra một trình đơn khác tại đây. 5Nhấp vào Use an Existing List… (dùng danh sách có sẵn…). Bạn sẽ thấy lựa chọn này trong trình đơn đang hiển thị. Một cửa sổ mới liền xuất hiện. Nếu muốn dùng danh bạ Outlook, bạn có thể chọn Choose from Outlook Contacts (Chọn từ danh bạ Outlook) trong trình đơn đang hiển thị.Bạn cũng có thể nhập danh sách thông tin liên lạc tạm thời vào Word bằng cách chọn Type a New List (Nhập danh sách mới). Cách này hữu ích khi bạn chỉ cần nhập thông tin liên lạc của vài người.6Chọn bảng tính Excel có thông tin liên lạc của bạn. Tại phần bên trái cửa sổ, bạn sẽ nhấp vào thư mục lưu bảng tính Excel, rồi nhấp chọn bảng tính đó. 7Nhấp vào Open (Mở). Đây là lựa chọn ở bên dưới góc phải cửa sổ. 8Xác nhận quyết định. Nhấp vào tên của trang tính Excel trong cửa sổ đang hiển thị, rồi nhấp vào OK ở bên dưới cửa sổ. Trang tính Excel của bạn sẽ được chọn làm nguồn tải thông tin liên lạc. Đảm bảo ô “First row of data contains column headers” (Dòng đầu tiên của dữ liệu chứa tiêu đề cột) ở cuối cửa sổ đã được đánh dấu chọn
Phần 3Phần 3 dùng tính năng gộp thư
1Di chuyển đến nơi mà bạn muốn chèn thông tin liên lạc. Tìm vị trí cần chèn thông tin liên lạc (chẳng hạn như ở phía trên văn bản) và nhấp vào đó để đặt con trỏ chuột. 2Nhấp vào Insert Merge Field (Chèn trường gộp). Đây là lựa chọn trong phần “Write & Insert Fields” (Ghi và chèn những trường) của thẻ Mailings. Một trình đơn sẽ hiển thị tại đây. Có thể bạn phải nhấp vào thẻ Mailings một lần nữa trước khi thực hiện việc này.3Chọn loại thông tin. Tại trình đơn đang hiển thị, bạn cần nhấp chọn tên của một trong những tiêu đề trong bảng tính Excel. Ví dụ, bạn sẽ nhấp vào FirstName (Tên) trong trình đơn đang hiển thị nếu muốn chèn thẻ cho phần tên của người liên lạc.4Thêm thông tin khác tại vị trí phù hợp. Đó là những thông tin như địa chỉ, họ, số điện thoại của người liên lạc. 5Nhấp vào Finish & Merge (Hoàn tất và Gộp). Đây là lựa chọn ở ngoài cùng bên phải thanh công cụ của thẻ Mailings. Một trình đơn sẽ xuất hiện tại đây. 6Chọn lựa chọn gộp. Bạn cần nhấp vào một trong những lựa chọn sau: Edit Individual Documents (Chỉnh sửa từng văn bản) – Đây là lựa chọn mở văn bản của từng người nhận và cho phép bạn tùy chỉnh thông tin.Print Documents… (In văn bản…) – Lựa chọn này cho phép bạn in bản sao văn bản cho từng cá nhân có trong bảng thông tin liên lạc.Send Email Messages… (Gửi email) – Đ
ây là lựa chọn cho phép bạn gửi văn bản qua email. Địa chỉ email trong bảng thông tin liên lạc được chọn làm địa chỉ gửi văn bản.7Thực hiện theo chỉ dẫn trên màn hình. Tùy thuộc vào từng lựa chọn mà bạn sẽ có thêm một bảng khác để xem lại (ví dụ, nếu đã chọn Email, bạn cần nhập tiêu đề và nhấp vào OK). Thao tác này sẽ hoàn tất quy trình gộp thư
Lời khuyên
Tính năng gộp thư vô cùng hữu ích khi tạo hóa đơn, tờ khai, báo cáo hoặc khi cần tạo lượng lớn văn bản mà bạn phải nhập tên, địa chỉ cùng nhiều thông tin khác của từng cá nhân.
Cảnh báo
Luôn kiểm tra lại thông tin liên lạc trước khi bạn nhập vào Word. Việc không thực hiện bước này có thể gây ra sự cố như nhập sai tên, gửi văn bản đến địa chỉ email không chính xác.
