TaiNgheTroThinh hôm nay sẽ chỉ dẫn bạn chuyển tập tin văn bản, hình ảnh, Microsoft Office hoặc XPS sang định dạng PDF (Portable Document Format). Bạn có thể dùng những tính năng được tích hợp sẵn trên máy tính Windows và Mac để thực hiện.
những bước
Phương pháp số 1 dùng Print to PDF trên Windows
1Mở tập tin mà bạn muốn chuyển đổi. Đi đến thư mục chứa tập tin mà bạn muốn chuyển thành định dạng PDF, sau đó nhấp đúp vào tập tin để mở. Nếu bạn muốn thêm nhiều ảnh vào một tập tin PDF thì tiến hành như sau: chọn từng ảnh mà bạn muốn dùng bằng cách nhấn giữ phím Ctrl đồng thời nhấp chuột vào từng tập tin, sau đó nhấp phải vào một trong những ảnh đã chọn và chọn Print (In) từ trong trình đơn thả xuống hiện ra. Vậy là bạn có thể bỏ qua bước tiếp theo.Nếu bạn muốn tạo tập tin PDF cho tài liệu HTML, hãy mở tài liệu HTML trong Notepad bằng cách nhấp phải vào tập tin HTML rồi chọn Edit (Chỉnh sửa) trong trình đơn thả xuống.
Lưu ý: Bạn chỉ có thể chuyển đổi những loại tập tin sau: • Tập tin văn bản (.txt) • Tài liệu Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx, vân vân) • Hình ảnh (.jpg, .png, .bmp, vân vân) • Tập tin XPS (.xps)
2Mở trình đơn “Print”. Cách nhanh nhất là nhấn tổ hợp phím Ctrl và P cùng lúc, nhưng có thể bạn cần nhấp vào File và chọn Print từ trong trình đơn hiện ra. Đừng lo nếu bạn không có máy in kết nối với máy tính vì chúng ta không thực sự tiến hành in tài liệu.3Nhấp vào tên máy in ở gần đầu trình đơn, bên dưới tiêu đề “Printer” hay “Printers”. Một trình đơn sẽ thả xuống. Nếu bạn đang dùng tài liệu văn bản hoặc định dạng XPS, hãy bỏ qua bước này.4Nhấp vào tùy chọn Microsoft Print to PDF nằm trong trình đơn thả xuống. Tính năng “Print to PDF” của máy tính chính là cách mà bạn sẽ dùng để “in” tài liệu. Nếu bạn dùng tài liệu văn bản hoặc định dạng XPS thì chỉ cần nhấp vào tùy chọn Microsoft Print to PDF trong phần “Select Printer” (Chọn máy in) gần đầu cửa sổ.5Nhấp vào Print. Tùy chọn này thường nằm cuối trình đơn, nhưng với chương trình Microsoft Office (chẳng hạn như Microsoft Word) thì bạn cần nhấp vào mục Print ở đầu trình đơn. Cửa sổ File Explorer sẽ hiện ra. 6Nhập tên cho tài liệu. Nhập tên mà bạn muốn đặt cho phiên bản tài liệu PDF vào trường “File name”. Vì bạn đang tạo phiên bản tài liệu PDF nên có thể đặt tên trùng với tập tin ban đầu và lưu vào cùng một nơi nếu muốn.7Chọn nơi lưu. Ở bên trái cửa sổ, hãy nhấp vào thư mục mà bạn muốn lưu trữ tập tin PDF. Chẳng hạn, nếu bạn muốn lưu tập tin PDF trên màn hình desktop, hãy tìm và nhấp vào thư mục Desktop trong thanh bên trái.8Nhấp vào Save (Lưu) ở cuối cửa sổ. Thao tác này sẽ lưu lại thay đổi và tạo phiên bản tập tin PDF tại vị trí mà bạn đã chọn
Phương pháp số 2 dùng Preview trên Mac
1Bạn cần biết tập tin nào bạn có thể chuyển thành PDF bằng Preview. Tuy danh sách bên dưới chưa đầy đủ nhưng những định dạng phổ biến có thể được chuyển sang PDF bao gồm: Tập tin TIFFHình ảnh (.jpg, .png, .bmp, vân vân)2Chọn tập tin. Đi đến thư mục chứa tập tin mà bạn muốn chuyển đổi, sau đó nhấp vào tập tin để chọn. Nếu bạn muốn chọn nhiều ảnh, hãy nhấp vào từng ảnh mà bạn muốn dùng trong khi nhấn giữ phím ⌘ Command.3Nhấp vào File (Tập tin) ở góc trên bên trái màn hình. Một trình đơn sẽ thả xuống. 4Chọn tùy chọn Open With (Mở bằng) nằm trong trình đơn File. Một trình đơn sẽ bật ra. 5Nhấp vào Preview nằm trong trình đơn bật lên. Tập tin sẽ mở ra trong Preview. 6Nhấp vào File lần nữa. Một trình đơn sẽ lại thả xuống. 7Nhấp vào Export as PDF… (Xuất thành PDF). Tùy chọn này nằm trong trình đơn thả xuống. Một cửa sổ sẽ bật lên. 8Nhập tên. Nhập tên mà bạn muốn đặt cho tập tin PDF vào khung văn bản “Name”.9Chọn nơi lưu. Nhấp vào ô “Where” rồi chọn thư mục mà bạn muốn lưu tập tin PDF từ trong trình đơn thả xuống. 10Nhấp vào Save ở cuối cửa sổ. Tài liệu sẽ chuyển đổi sang tập tin PDF và được lưu vào thư mục mà bạn đã chọn
Phương pháp số 3 dùng trình đơn File trên Mac
1Bạn cần biết những tập tin nào có thể được chuyển đổi sang PDF bằng trình đơn File. Trình đơn File có thể được dùng để chuyển đổi những loại tài liệu sau thành định dạng PDF: Tập tin văn bản (.txt)Tài liệu Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx, vân vân)Tài liệu Apple (ví dụ: Numbers, Pages, vân vân)2Mở tài liệu. Nhấp đúp vào tài liệu mà bạn muốn chuyển đổi để mở ra trong chương trình mặc định. 3Nhấp vào File ở góc trên bên trái màn hình. Một trình đơn sẽ thả xuống. 4Nhấp vào tùy chọn Print (In) nằm trong trình đơn thả xuống File. Cửa sổ Print sẽ mở ra. Đừng lo nếu bạn không có sẵn máy in kết nối với máy tính vì chúng ta không thực sự tiến hành in tài liệu.5Nhấp vào trình đơn “PDF” ở phía dưới bên trái cửa sổ. Một trình đơn sẽ thả xuống. 6Nhấp vào Save as PDF (Lưu dưới dạng PDF). Tùy chọn này nằm trong trình đơn thả xuống. 7Nhập tên. Nhập tên mà bạn muốn đặt cho tập tin PDF vào khung văn bản “Name”. 8Chọn nơi lưu. Nhấp vào ô “Where” rồi chọn thư mục mà bạn muốn lưu tập tin PDF từ trong trình đơn thả xuống hiện ra. 9Nhấp vào nút Save màu xanh ở cuối cửa sổ. Tài liệu sẽ chuyển đổi sang định dạng PDF và lưu vào thư mục mà bạn đã chọn
Lời khuyên
Nếu không có thời gian thì bạn có thể dùng trình chuyển đổi trực tuyến như SmallPDF để chuyển đổi nhiều tập tin sang định dạng PDF.
Cảnh báo
Không phải loại tập tin nào cũng có thể chuyển thành định dạng PDF, vì thế bạn có thể gặp một vài lỗi định dạng.
