Microsoft Office Excel mang đến nhiều tính năng khác nhau dành cho việc tùy chỉnh bảng và biểu đồ chứa thông tin quan trọng. Chương trình còn cung cấp những cách hiệu quả để phối hợp và tổng kết dữ liệu từ nhiều tập tin cũng như trang tính. những phương pháp phổ biến để hợp nhất trong Excel bao gồm hợp nhất theo vị trí, theo hạng mục, dùng công thức hoặc tính năng Pivot Table của chương trình. Hãy cùng tìm hiểu cách hợp nhất trong Excel để thông tin của bạn hiển thị trong trang tính chính (master) và có thể tham chiếu bất cứ khi nào bạn cần làm báo cáo.
những bước
Phương pháp số 1 Hợp nhất theo vị trí trên trang tính Excel
1Dữ liệu trong từng trang tính cần phải hiển thị dưới dạng danh sách. Hãy chắc rằng bạn đã xóa tất cả cột và dòng trống có cùng nhãn thông tin. Thêm và bố trí từng phạm vi cột để phân chia trang tính. Lưu ý: không nên thêm phạm vi vào trang tính chính mà bạn dự định dùng để hợp nhất.Tô sáng và đặt tên từng phạm vi bằng cách chọn thẻ Formulas (Công thức), nhấp vào mũi tên hướng xuống cạnh tùy chọn Define Name (Định danh) và chọn Define Name (thao tác có thể khác tùy theo phiên bản Exel). Sau đó, nhập tên cho phạm vi vào khung Name.2Chuẩn bị hợp nhất dữ liệu Excel. Nhấp vào ô phía trên bên trái nơi mà bạn muốn đặt dữ liệu sau khi hợp nhất trên trang tính chính. Đi đến thẻ Data (Dữ liệu) trên trang tính chính, sau đó chọn nhóm công cụ Data Tools. Chọn Consolidate (Hợp nhất).Truy cập tính năng tổng hợp summary function trong khung Function để thiết lập việc hợp nhất dữ liệu.3Nhập tên phạm vi vào tính năng Summary Function. Nhấp vào Add (Thêm) để bắt đầu quá trình hợp nhất. 4Cập nhật dữ liệu hợp nhất. Chọn Create Links (Tạo liên kết) cho ô Source Data (Nguồn dữ liệu) nếu bạn muốn cập nhật tự động nguồn dữ liệu. Để ô này trống nếu bạn muốn cập nhật dữ liệu sau khi hợp nhất bằng tay
Phương pháp số 2 Xác định hạng mục để hợp nhất dữ liệu Excel
1Lặp lại những bước ở phần đầu để thiết lập dữ liệu theo định dạng danh sách. Trong trang tính chính, bạn nhấp vào ô phía trên bên trái nơi mà bạn muốn đặt dữ liệu sau khi hợp nhất. 2Đi đến Data Tools Group. Tìm thẻ Data, sau đó nhấp vào Consolidate. dùng tính năng summary function trong khung Function để thiết lập quá trình hợp nhất dữ liệu. Đặt tên cho từng phạm vi rồi nhấp vào Add để hoàn tất việc hợp nhất. Sau đó, lặp lại quá trình để cập nhật dữ liệu đã hợp nhất như đã mô tả phía trên
Phương pháp số 3 dùng công thức để hợp nhất dữ liệu Excel
1Bắt đầu với trang tính Excel chính. Nhập hoặc sao chép nhãn của dòng và cột mà bạn muốn dùng để hợp nhất dữ liệu Excel. 2Chọn ô mà bạn muốn hợp nhất kết quả. Trên mỗi trang tính, hãy nhập công thức tham chiếu ô cần hợp nhất. Trong ô đầu tiên nơi mà bạn muốn bao gồm thông tin, nhập công thức tương tự như sau: =SUM (Department A!B2, Department B!D4, Department C!F8). Để hợp nhất toàn bộ dữ liệu Excel từ tất cả những ô, bạn nhập công thức: =SUM (Department A:Department C!F8)
Phương pháp số 4 Truy cập tính năng PivotTable
1Tạo báo cáo PivotTable. Tính năng này cho phép bạn hợp nhất dữ liệu Excel từ nhiều phạm vi với khả năng sắp xếp lại những hạng mục khi cần thiết. Nhấn tổ hợp phím Alt+D+P để mở PivotTable and PivotChart wizard. Chọn Multiple Consolidation Ranges (Nhiều phạm vi hợp nhất) rồi nhấp Next (Tiếp theo).Chọn lệnh “I Will Create the Page Fields” (Tạo trường dữ liệu) và nhấp Next.Đi đến hộp thoại Collapse Dialog để ẩn khung hộp thoại trên trang tính. Trên trang tính, bạn chọn phạm vi ô > Expand Dialog (Mở rộng hộp thoại) > Add. Phía dưới tùy chọn page field, nhập số 0 và nhấp Next.Chọn vị trí trên trang tính để tạo báo cáo PivotTable, sau đó nhấn Finish (Xong).
Lời khuyên
Với tùy chọn PivotTable, bạn cũng có thể dùng chương trình phù thủy wizard để hợp nhất dữ liệu đối với trang tính Excel chỉ có một trang, nhiều trang hoặc không có trường dữ liệu nào.
