Chuyển đổi tệp tin Excel sang PDF giúp mọi người dễ dàng mở, ngay cả khi không cài Office. Đồng thời việc in ấn và gửi bảng tính Excel cũng dễ dàng hơn. Ngoài cách chuyển đổi tập tin Excel sang PDF trực tiếp từ chương trình Excel, bạn cũng có thể dùng dịch vụ chuyển đổi trực tuyến nếu máy bạn chưa cài đặt Excel.
những bước
Phương pháp số 1 dùng chương trình Excel (cho Windows)
1Chọn phần bảng tính bạn muốn chuyển đổi sang PDF (không bắt buộc). Nếu chỉ chuyển đổi một phần bảng tính sang PDF, bạn hãy chọn ngay phần đó. Nếu không, hãy tham khảo bước tiếp theo. Lưu ý, việc chuyển ngược từ PDF về lại Excel không hề dễ, nhưng phương pháp này sẽ giúp bảo vệ bản gốc.2Kích chuột vào tab “File”. Nếu bạn dùng phiên bản Excel cũ, hãy kích chuột vào trình đơn “File”. 3Sau đó kích vào “Export” (Xuất tập tin). Với Excel 2010 hoặc cũ hơn, hãy chọn “Save As” (Lưu dưới dạng). 4Chọn “Create PDF/XPS” (Tạo PDF/XPS). Với Excel 2010 hoặc cũ hơn, hãy chọn “PDF” từ trình đơn xổ xuống “Save as type” (Loại tập tin được lưu) trong cửa sổ “Save As”. 5Nhấp chuột vào nút.Options…. Thao tác này sẽ cho phép bạn điều chỉnh cài đặt tệp PDF bạn sắp tạo. 6Chọn nội dung hiển thị trong tệp PDF. Trong cửa sổ Tùy chọn (Options), bạn có thể chọn số trang hiển thị trong tệp PDF, hoặc chọn toàn bộ bảng tính hoặc chỉ trang tính hiện hành, và tệp tin PDF cũng có thể có những thuộc tính của tài liệu gốc. Sau khi đã chọn nội dung chuyển đổi, kích chuột vào nút OK.7Chọn tối ưu hóa (không bắt buộc). Phía trên nút Options…, bạn có thể chọn cách tối ưu hóa PDF. Hầu hết mọi người đều chọn “Standard” (Tiêu chuẩn) trừ khi bảng tính là quá lớn. 8Đặt tên và lưu tệp tin. Đặt tên cho tệp tin PDF và nhấn vào nút Publish để tạo ra PDF (đối với phiên bản Excel 2010 hoặc cũ hơn, hãy nhấn nút Save. 9Xem lại tệp PDF. Theo mặc định, tệp PDF sẽ mở ra sau khi được tạo ra để bạn có thể xem lại. Nếu bạn không thể mở tập tin PDF, có thể là do bạn chưa cài chương trình đọc PDF.Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp vào tệp PDF, do đó nếu cần thay đổi, bạn phải chỉnh sửa trong Excel và sau đó tạo tệp PDF mới
Phương pháp số 2 dùng Excel 2011 (đối với máy Mac)
1Đảm bảo tiêu đề và chân trang trên tất cả những trang tính đều giống nhau (không bắt buộc). Chương trình Excel 2011 chỉ cho phép lưu tất cả những trang trong một tệp PDF nếu tiêu đề và chân trang của mỗi trang đều giống nhau. Nếu không mỗi trang tính sẽ được lưu thành từng tệp PDF riêng biệt, nhưng sau đó bạn cũng có thể dễ dàng ghép những tệp riêng lại với nhau.Chọn tất cả những trang tính trong bảng tính. Nhấp vào tab của trang tính đầu tiên, giữ phím Shift, và sau đó nhấp vào tab của trang cuối cùng để chọn tất cả trang tính.Nhấp vào tab Layout (Giao diện) và sau đó vào “Header & Footer” (Tiêu đề và Chân trang).Nhấn vào nút Customize Header… (Tùy chỉnh Tiêu đề) và Customize Footer… (Tùy chỉnh chân trang) chỉnh sửa tiêu đề và chân trang cho tất cả trang tính.2Chọn phần bảng tính bạn muốn chuyển đổi sang PDF (không bắt buộc). Nếu bạn chỉ muốn chuyển đổi một phần của bảng tính sang PDF, hãy chọn ngay phần đó. Nếu không, hãy tham khảo bước tiếp theo. Lưu ý, việc chuyển ngược từ PDF về lại Excel không hề dễ, nhưng phương pháp này sẽ giúp bảo vệ bản gốc của bạn.3Kích chuột vào trình đơn File và chọn “Save As”. Chọn đường dẫn đến vị trí bạn muốn lưu tệp và đặt tên cho tệp đó. 4Kích chuột vào trình đơn xổ xuống Format (Định dạng) và chọn “PDF”. Thao tác này sẽ cho phép bạn lưu bản sao bảng tính dưới dạng PDF. 5Chọn nội dung được đưa vào tệp PDF. Ở phía dưới cùng của cửa sổ, bạn có thể chọn giữa “Workbook” (bảng tính), “Sheet” (trang tính), hoặc “Selection” (phần) . 6Kích vào .Save (Lưu) để tạo tệp tin PDF. Nếu phần tiêu đề không khớp, thì mỗi trang tính sẽ tạo ra một tệp PDF riêng. Lưu ý, điều này cũng đôi khi xảy ra ngay cả khi tiêu đề và chân trang hoàn toàn khớp nhau. 7Ghép tập tin PDF riêng biệt lại (nếu cần). Nếu quá trình chuyển đổi tạo ra nhiều tệp PDF riêng biệt, bạn có thể ghép những tệp này lại với nhau một cách dễ dàng bằng Finder. Mở thư mục chứa tệp PDF và chọn tất cả tệp mà bạn muốn ghép lại.Nhấn chuột vào trình đơn File và chọn “Create” (Tạo) → “Combine Files into Single PDF” (Kết hợp những tệp FDF vào một).8Xem lại tệp PDF. Kích đúp vào tệp PDF để mở. Thao tác này sẽ mở tệp này trong Preview (Xem trước), cho phép bạn xem lại tệp tin trước khi gửi đi. Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp lên tệp PDF, do đó nếu bạn cần thực hiện thay đổi, bạn phải chỉnh sửa trong Excel rồi tạo lại tệp PDF mới
