Máy hủy tài liệu là thiết bị văn phòng hữu ích, công cụ bảo mật quan trọng và sẽ cực kỳ phiền toái khi bị kẹt. May mắn là hầu hết tình trạng kẹt đều có thể được xử lý bằng khả năng xét đoán thông thường và một chút khéo léo; riêng những ca kẹt giấy nghiêm trọng sẽ cần nhiều biện pháp mạnh mẽ hơn.
những bước
Phần 1Phần 1 Xử lý trường hợp kẹt thông thường
1Rút điện máy hủy tài liệu.Ngay khi bạn phát hiện giấy bắt đầu kẹt, hãy ngừng máy lại để tình trạng không trở nên tệ hơn. Lúc này bạn sẽ có thể từ từ đánh giá tình hình để chuẩn bị xử lý kẹt giấy.Những dấu hiệu kẹt đáng chú ý bao gồm: giấy đi vào máy hủy chậm dần, dừng lại hoàn toàn và phát ra tiếng ồn rõ ràng cho thấy sự “quá tải”.2Nếu cần thiết, bạn nên đổ thùng rác.Một lý do nữa khiến máy hủy tài liệu đôi khi bị kẹt là không còn chỗ để chứa giấy sau khi cắt vì thùng rác đã đầy. Nếu thùng rác đã đầy thì sau khi bạn đổ rác và thử lại, tình trạng ùn tắc sẽ được giải quyết.Nếu máy vẫn chưa hết kẹt, hãy tiến hành những bước tiếp theo.3Chuyển máy hủy tài liệu sang chế độ “reverse” (đảo ngược) và cắm điện lại.Bởi vì kẹt giấy là tình trạng phổ biến nên hầu hết máy hủy tài liệu ngày nay đều được tích hợp tính năng vận hành ngược. Hãy chuyển máy về chế độ “reverse” (thông thường sẽ có nút chức năng được đánh dấu rõ ràng nằm phía trên máy hủy tài liệu) rồi cắm điện lại.Bạn cần đảm bảo rằng ngón tay hay bất kỳ công cụ nào khác không nằm gần miệng máy khi cắm điện.4Nếu máy hủy tài liệu vẫn bị kẹt khi vận hành ngược, hãy chuyển công tắc về chế độ auto/forward (tự động/đi tới).Việc vận hành ngược máy hủy tài liệu thường chỉ khắc phục được trường hợp kẹt ít trong vài giây. Còn trong những trường hợp đặc biệt nghiêm trọng, máy hủy tài liệu có thể bị kẹt thêm lần nữa khi vận hành ngược. Nếu điều đó xảy ra thì bạn cần rút điện, chuyển máy về lại chế độ “auto” hoặc “forward” (tùy chọn chính xác có thể khác nhau tùy theo máy) và cắm điện lại.Đan xen giữa chế độ tự động và đảo ngược khi cần thiết. Với tình trạng kẹt nặng, máy hủy tài liệu có thể bị hỏng khi vận hành ngược và thậm chí kẹt thêm lần nữa nếu vận hành ở chế độ đi tới. Tuy nhiên, bằng cách chuyển đổi giữa chế độ đi tới và đảo ngược thì giấy gần như có thể nhả dần khỏi máy.5Giảm độ dày của tập giấy trước khi đưa vào máy hủy.Một trong những lý do kẹt giấy phổ biến nhất là có quá nhiều tài liệu được cho vào máy hủy cùng lúc. Sau khi xử lý chỗ kẹt, bạn nên thử giảm độ dày tập giấy khi cho vào máy. Nếu đây là nguyên nhân của vấn đề thì lượng giấy ít hơn sẽ đi qua máy hủy dễ dàng hơn ban đầu.Nếu dường như chỗ kẹt vẫn chưa thông được sau khi bạn xen kẽ giữa chế độ đảo ngược và tự động/chuyển tiếp thì có thể máy đã bị ùn tắc nghiêm trọng và cần được xử lý theo cách thủ công. Đừng lo lắng, hãy tham khảo phần dưới đây để có thêm thông tin
Phần 2Phần 2 Khắc phục kẹt giấy nghiêm trọng theo cách thủ công
1Rút điện máy hủy tài liệu cho an toàn.Trong phương pháp này, chúng ta sẽ thử lấy phần giấy bị kẹt ra bằng tay và nhiều dụng cụ khác, vì thế hãy chuẩn bị nhanh nhằm đảm bảo an toàn cho bạn khi xử lý chỗ kẹt. Việc máy hủy tài liệu vô tình bật lên trong khi bạn đang cho tay hoặc dụng cụ vào trong là điều không mong muốn.2Tháo bộ phận “nghiền giấy” phía trên cùng ra nếu có thể.Hầu hết những máy hủy tài liệu ngày nay có hai phần: thùng rác và bộ phận máy bên trên làm nhiệm vụ nghiền giấy. Nếu có thể tháo phần máy nghiền ra, bạn sẽ dễ xem xét cả hai phía của khe giấy để xử lý chỗ kẹt hơn. Thông thường, phần máy hủy có thể được nhấc lên khỏi thùng giấy; những model máy hủy tài liệu cao cấp hơn sẽ có cơ chế khóa đơn giản.Nếu có thể, bạn hãy đặt bộ phận hủy giấy lên trên một tờ báo lớn (hoặc tại vị trí mà sự lộn xộn sẽ không thành vấn đề) trước khi bắt đầu xử lý.3Dùng nhíp kéo những mảnh giấy ra khỏi lưỡi dao.Nhíp sẽ giúp bạn kẹp chặt và kéo giấy bị kẹt trong khe cắm giấy khá hẹp ra. Nhưng bạn cũng có thể dùng tay miễn là bạn chắc chắn rằng máy hủy tài liệu đã được rút điện.Kéo giấy ra từ phía trên và phía dưới máy nghiền. Thoạt nhìn qua thì khó mà xác định chính xác bộ phận nghiền bị kẹt như thế nào, tốt nhất là bạn nên xử lý từ cả hai phía.4Dùng dao cắt những mẩu giấy bị cuộn tròn rồi kéo ra.Khi giấy bị kẹt, những dây giấy có thể quấn quanh trục lăn hình trụ bên trong máy và gây khó khăn cho việc xử lý. Hãy luồn dao (hoặc lưỡi kéo) bén qua nhúm giấy và cắt những dây giấy cuộn tròn để giúp máy hủy vận hành dễ hơn.5Dùng tua vít hoặc kìm để lấy những mẩu giấy hoặc nhựa ra.Nếu bạn có thể nhìn thấy tập giấy dày hoặc những miếng nhựa nhỏ kẹt trong lưỡi dao (tình trạng này thường dễ thấy nhất nếu bạn quan sát từ bên dưới máy), hãy dùng những dụng cụ bằng kim loại để bẩy lưỡi dao lên và loại bỏ vật cản. Bạn cần giật hoặc cạy mạnh để lấy những vật cản cứng đầu ra khỏi máy (nhưng đừng quá bạo lực).Lưu ý: khi dùng những dụng cụ này để lấy vật cản, điều quan trọng nhất là không làm hỏng lưỡi dao của máy hủy vì như vậy bạn sẽ phải tốn tiền sửa chữa trong tương lai.Những dụng cụ này đặc biệt hữu dụng trong việc loại bỏ những mẩu nhựa cứng bị kẹt trong máy hủy nếu bạn cho những thứ như đĩa CD, thẻ ATM những loại, vân vân, vào máy.6Tiếp tục cho giấy trơn dày vào máy hủy khi kẹt.Nghe có vẻ khó tin, nhưng đôi khi việc cho thêm nhiều giấy vào thực sự có thể giúp máy hủy tài liệu hết kẹt. Với mẹo này, hãy tìm một tấm giấy cứng (như giấy bìa đựng hồ sơ hoặc giấy hộp ngũ cốc) mà bạn không còn dùng đến.Cho giấy cứng trực tiếp vào giữa khe khi máy hủy đang chạy. Ấn mạnh vào để giúp đẩy giấy bị kẹt ra. Nếu không thành công, bạn hãy dừng lại và thử cách khác để tránh làm tình trạng ùn tắc trầm trọng hơn.7dùng dầu bôi trơn máy hủy với những trường hợp kẹt nghiêm trọng.Đôi khi tình trạng kẹt nghiêm trọng xảy ra do lưỡi dao của máy hủy không được bôi trơn. Để khắc
phục tình trạng này, hãy dùng dầu bôi trơn máy hủy (có bán trên mạng và hầu hết những cửa hàng văn phòng phẩm với giá khá rẻ – khoảng 230000 đồng/chai). Bạn có thể thay thế bằng dầu ăn nhưng không nên dùng dầu bôi trơn có chứa aerosol (chẳng hạn như chai xịt bôi trơn và chống rỉ sét WD-40) vì những loại sản phẩm này có thể làm hỏng động cơ bên trong của máy hủy.Để dùng dầu bôi trơn máy hủy, bạn nhỏ vài giọt dung dịch vào những vị trí kẹt nghiêm trọng. Để dầu thấm trong khoảng nửa tiếng, sau đó chạy máy hủy ở chế độ chuyển tiếp lần nữa. Sau khi dầu thấm vào, giấy sẽ trở nên mềm và bôi trơn lưỡi dao tốt hơn khi nghiền.8Chạy máy hủy ở chế độ đảo ngược một lần sau khi bạn đã lấy gần hết giấy bị kẹt ra.Nếu bạn đã xử lý phần lớn chỗ kẹt nhưng giấy vẫn còn lại trong máy hủy, hãy thử cho máy chạy ngược. Thường thì khi máy “chạy lùi”, bạn sẽ lấy giấy ra dễ dàng hơn.9Kiểm tra xem máy đã hết kẹt chưa bằng cách nghiền thử một tờ giấy.Giấy phải đi qua máy hủy một cách dễ dàng. Sau khi xử lý xong, bạn có thể tiếp tục dùng máy!
Phần 3Phần 3 Hạn chế tình trạng kẹt trong tương lai
1Tránh cho quá nhiều giấy vào máy hủy tài liệu.Như đã đề cập, máy hủy chắc chắn sẽ bị kẹt nếu phải nghiền một lượng giấy nhiều hơn so với quy chuẩn được thiết kế. May mắn là giải pháp khá đơn giản: sau lần kẹt giấy, bạn nên rút kinh nghiệm và cố gắng cho ít tài liệu vào máy hủy hơn.2Tránh cho giấy vào máy hủy quá nhanh.Nguyên nhân gây kẹt giấy thường xuyên khác là bạn cho quá nhiều tập giấy vào máy hủy mà không để máy hoàn tất quá trình nghiền. Hãy nhớ rằng tài liệu đi vào trong máy hủy cần có thời gian để được nghiền hết.Để khắc phục vấn đề này thì sau khi mỗi tập giấy đi vào hết, bạn cần chờ thêm vài giây rồi mới bỏ thêm giấy.3Không gấp hoặc làm nhăn giấy trước khi cho vào máy hủy.Giấy bị gấp, nhăn hoặc có nếp sẽ dễ kẹt lại trong máy hủy vì mỗi tài liệu như vậy sẽ cần gấp đôi sự tác động mới có thể được nghiền hết trong một lần. Bạn nên vuốt thẳng những bề mặt mấp mô trên giấy trước khi cho vào máy hủy.Cạnh giấy rất dễ bị cong khi bạn lưu trữ hay cầm nắm quá chặt, vì thế hãy cẩn thận với tài liệu mà bạn định hủy để tránh gặp rắc rối không đáng có.4Thận trọng với những vật liệu cứng hoặc dày (như bìa những tông, nhựa, vân vân).Những vật liệu dày sẽ khó hủy hơn so với giấy thông thường. Để tránh kẹt máy, bạn nên tự cắt nhỏ những loại vật liệu sau: Thẻ ATM những loạiĐĩa CD/DVDGiấy nhiều lớpBìa những tôngVật liệu đóng gói dàyVật liệu chứa chất kết dính.5Đổ thùng rác thường xuyên.Như đã đề cập, thùng rác máy hủy quá đầy là nguyên nhân gây ùn tắc vì giấy sẽ đầy lên và kẹt lại trong lưỡi dao khi vận hành. Để hạn chế tình trạng này chúng ta chỉ cần đổ rác trước khi thùng quá đầy.Nếu máy hủy bị kẹt bởi lý do này thường xuyên, bạn nên dán lịch đổ thùng rác cạnh máy (ví dụ: “Vui lòng đổ rác vào trưa thứ hai và thứ năm.”)6Thường xuyên bôi trơn trục lăn hình trụ của máy hủy.Dầu bôi trơn không chỉ là cứu tinh khi kẹt giấy mà còn giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì máy hủy luôn ở tình trạng tốt nhất. Hãy nhỏ vài giọt dầu vào lưỡi dao của máy mỗi khi bạn đổ rác hoặc vài lần trong tháng để giữ cho lưỡi dao luôn sắc bén và được bôi trơn tốt.Lưu ý (như đã đề cập): dầu ăn (ví dụ: dầu thực vật) cũng thay thế được những loại dầu dành riêng cho máy hủy có bán trên thị trường. Thật ra, dầu bôi trơn máy hủy chính là dầu thực vật được đóng gói (và dán nhãn) lại.Đừng lạm dụng dầu bôi trơn. Bụi giấy và lượng dầu thừa có thể tạo thành một hỗn hợp đặc gây cản trở việc nghiền giấy. Khi đọng lại trong thời gian dài, dầu thực vật còn có thể bị ôi (khoảng 1 năm dưới nhiệt độ phòng).
Lời khuyên
Khi loại bỏ những mẩu giấy bị kẹt, bạn không nên chỉ kéo thẳng mà hãy vừa kéo vừa lắc lư qua lại để lấy giấy ra dễ dàng hơn.Thỉnh thoảng bạn có thể lắc máy hủy để vụn giấy rơi ra khỏi lưỡi dao.Để lưỡi dao máy hủy không bị cùn, hãy tháo kẹp giấy và đinh ghim ra trước khi bạn cho tài liệu vào máy. Việc nghiền đĩa CD và DVD cũng có thể khiến lưỡi dao bị hao mòn sớm. Bạn có thể cân nhắc việc dùng những sản phẩm chuyên dụng như công cụ xóa đĩa (Disc Eraser) với những đĩa dữ liệu nhạy cảm cần hủy.
Cảnh báo
Luôn tắt máy hủy và rút điện trước khi tiến hành sửa chữa kẹt giấy bằng tay. Tuy ít khi xảy ra nhưng bạn vẫn có thể bị đứt tay và cần được sơ cứu.
