Thông thường, Excel có thể tự động phát hiện ra văn bản được ngăn cách bằng phím tab (hay còn được gọi là tab delimited) và dán dữ liệu vào đúng những cột riêng biệt. Nếu không làm được điều này và mọi thứ bạn dán chỉ xuất hiện trong một cột thì chứng tỏ dấu phân cách (delimiter) của Excel đã được thiết lập thành dấu khác, hoặc văn bản của bạn đang dùng dấu cách thay cho tab. Công cụ Text to Columns trong Excel có thể giúp bạn nhanh chóng lựa chọn dấu phân cách phù hợp và dán dữ liệu vào đúng những cột.
những bước
1Sao chép (copy) tất cả văn bản được ngăn cách bằng tab của bạn. Văn bản được ngăn cách bằng tab là kiểu định dạng lưu dữ liệu trong những ô thành tập tin văn bản. Mỗi ô đều được ngăn cách bằng phím tab, và mỗi bản ghi sẽ được hiển thị ở một dòng riêng biệt trong tập tin văn bản. Hãy lựa chọn tất cả văn bản bạn muốn sao chép trong Excel và chép chúng vào vùng nhớ tạm. 2Lựa chọn ô trong Excel mà bạn muốn dán (paste) vào. Lựa chọn ô phía trên, ngoài cùng bên trái mà bạn muốn dữ liệu của mình sẽ được dán vào. Dữ liệu của bạn sẽ lấp đầy những ô bên dưới và bên phải ô đã lựa chọn. 3Dán dữ liệu. Trong những phiên bản Excel mới hơn và trong trường hợp dữ liệu của bạn được phân cách chuẩn chỉnh bằng phím tab, những ô thường sẽ được lấp đầy bằng đúng dữ liệu mong muốn. Mỗi chỗ được ngăn cách bằng phím tab sẽ được trực tiếp chuyển thành một ô dữ liệu mới. Nếu tất cả dữ liệu của bạn xuất hiện trong cùng một cột, có khả năng là dấu phân cách của Excel đã bị thay đổi từ tab thành dấu khác, chẳng hạn như dấu phẩy. Bạn có thể thay đổi lại thành tab bằng cách dùng công cụ Text to Columns. 4Lựa chọn toàn bộ cột dữ liệu. Nếu dữ liệu được ngăn cách bằng tab của bạn không được dán như mong muốn, bạn có thể dùng công cụ Text to Columns của Excel để định dạng lại cho đúng. Để thực hiện điều này, bạn cần lựa chọn toàn bộ cột chứa tất cả dữ liệu đã dán.Bạn có thể nhanh chóng lựa chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào chữ cái ở phía trên cùng.Bạn chỉ có thể dùng công cụ Text to Columns cho lần lượt từng cột một.5Nhấp vào thẻ Data rồi nhấp “Text to Columns”. Bạn sẽ nhìn thấy tính năng này trong phần Data Tools của thẻ Data. Nếu bạn đang dùng Office 2003, hãy nhấp vào thẻ Data và lựa chọn “Text to Columns”.6Lựa chọn “Delimited” (Phân cách) và nhấp vào “Next” (Tiếp theo). Điều này khiến Excel hiểu rằng phải tìm kiếm một dấu cụ thể để phân cách ô. 7Lựa chọn dấu phân cách dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn được ngăn cách bằng tab, hãy tích vào ô “Tab” và bỏ tích mọi ô khác. Bạn có thể tích vào nhiều dấu khác nhau nếu dữ liệu được ngăn cách theo kiểu khác. Trong trường hợp dữ liệu của bạn được ngăn cách bằng nhiều phím cách thay vì phím tab, hãy tích vào ô “Space” và “Treat consecutive delimiters as one” (Coi nhiều dấu phân cách liên tiếp là một). Chú ý rằng điều này có thể gây ra vấn đề nếu có dấu cách không nhằm mục đích chia cột trong dữ liệu của bạn. 8Lựa chọn định dạng của cột đầu tiên. Sau khi lựa chọn dấu phân cách, bạn có thể thiết lập định dạng dữ liệu cho từng cột đang được tạo ra. Bạn được phép lựa chọn “General”, “Text”, và “Date”. Lựa chọn “General” cho số hoặc cả số và chữ.Lựa chọn “Text” cho dữ liệu chỉ là văn bản, chẳng hạn như tên.Lựa chọn “Date” cho dữ liệu được viết theo định dạng ngày tháng tiêu chuẩn.9Lặp lại những bước với những cột khác. Hãy lựa chọn từng cột nằm trong khung ở phía dưới cùng cửa sổ và thiết lập định dạng. Bạn có thể lựa chọn tính năng không bao gồm cột đó khi chuyển đổi thành văn bản. 10Hoàn tất quá trình phân cách. Sau khi định dạng xong những cột, hãy nhấp vào Finish để áp dụng dấu phân cách mới. Dữ liệu sẽ được phân tách thành những cột đúng như thiết lập Text to Column của bạn
