TaiNgheTroThinh hôm nay sẽ chỉ dẫn bạn cách thiết lập và in mẫu đối với một hoặc nhiều nhãn trên Microsoft Word.
những bước
Phương pháp số 1 In nhãn đơn hoặc trang tính cùng nhãn
1Thu thập nhãn mà bạn cần. Nhãn được dùng cho những mục đích khác nhau có nhiều loại kích thước, từ tiêu chuẩn, nhãn phong bì số 10 đến kích thước thư tín theo quy định và bìa đĩa CD. Hãy chọn nhãn phù hợp với dự án của bạn nhất. 2Tạo tài liệu Microsoft Word mới. Nhấp đúp vào ứng dụng hình chữ “W” xanh dương, sau đó nhấp đúp vào Blank Document” ở phía trên bên trái cửa sổ đang mở. 3Nhấp vào thẻ Mailings (Thư tín) ở đầu cửa sổ.4Nhấp vào Labels (Nhãn) bên dưới thực đơn “Create” (Tạo). Tùy chọn nằm bên trái thanh công cụ. Nếu được hỏi, bạn nhấp vào OK để cho phép Word truy cập danh bạ.5Thêm văn bản vào nhãn. Nhập địa chỉ người nhận, tên nhãn hiệu, nhãn CD, vân vân vào trường dữ liệu Delivery Address (Địa chỉ giao hàng) hoặc nhấp vào biểu tượng sổ địa chỉ bên phải trường dữ liệu, chọn người nhận rồi kích Insert (Chèn). 6Nhấp vào Font… (Phông chữ). Hộp thoại này cho phép bạn tùy chỉnh ngoại quan của nhãn bằng cách chọn phông chữ, kích thước, màu văn bản và kiểu nhãn. 7Tùy chỉnh nội dung nhãn rồi nhấp vào OK.8Nhấp vào Options… (Tùy chọn) trong phần Label của hộp thoại.9Nhấp vào nút radio cạnh kiểu in.10Nhấp vào trình đơn thả xuống “Label products” (Sản phẩm nhãn).11Chọn nhà sản xuất nhãn.Nếu nhà sản xuất không nằm trong danh sách, hãy kiểm tra bao bì nhãn đối với kích thước và số nhãn trên mỗi trang tính. Với thông tin này, bạn có thể chọn sản phẩm tương đương.12Nhấp vào khung thả xuống “Product number” (Thông số sản phẩm).13Nhấp vào thông số sản phẩm dành cho nhãn. Số này được đánh dấu rõ ràng trên bao bì. 14Nhấp vào OK.15Chọn số nhãn mà bạn sẽ in.Nhấp vào Full page of the same label (Nguyên trang nhãn giống nhau) để in toàn bộ trang tính của nhãnNhấp vào Single label (Nhãn đơn), sau đó tìm dòng và cột trên trang tính của nhãn mà bạn muốn in.16Chèn trang tính của nhãn trống vào máy in. Bạn cần chắc rằng mình đã canh chỉnh phù hợp với máy in. 17Nhấp vào Print… (In).Bạn cần chắc rằng bản in xem trước của nhãn trông đúng như mong muốn.18Nhấp vào Print. Nhãn sẽ được in. Nhấp vào File (Tập tin) trong thanh thực đơn và chọn Save (Lưu) nếu bạn muốn lưu mẫu nhãn này lại để dùng trong tương lai
Phương pháp số 2 In nhãn từ danh sách địa chỉ
1Thu thập nhãn mà bạn cần. Nhãn được dùng cho những mục đích khác nhau có nhiều loại kích thước, từ tiêu chuẩn, nhãn phong bì số 10 đến kích thước thư tín theo quy định và bìa đĩa CD. Hãy chọn nhãn phù hợp với dự án của bạn nhất. 2Chuẩn bị danh sách thư tín. Word có thể nạp tên và địa chỉ từ bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu Access, danh bạ Outlook, danh bạ Apple (trên máy tính Mac) hoặc cơ sở dữ liệu FileMaker Pro vào tài liệu. Bạn cũng có thể nhập danh sách thư tín mới trong quá trình gộp nếu muốn. 3Tạo tài liệu Microsoft Word mới. Nhấp đúp vào ứng dụng hình chữ “W” xanh dương, sau đó nhấp đúp vào Blank Document” ở phía trên bên trái cửa sổ đang mở. 4Nhấp vào thẻ Mailings ở đầu cửa sổ.5Nhấp vào Start Mail Merge (Bắt đầu gộp thư) và Labels…. Tùy chọn nằm bên trái thanh công cụ. Nếu được hỏi, bạn nhấp vào OK để cho phép Word truy cập danh bạ.6Nhấp vào nút radio cạnh kiểu in.7Nhấp vào trình đơn thả xuống “Label products”.8Chọn nhà sản xuất nhãn.Nếu nhà sản xuất không nằm trong danh sách, hãy kiểm tra bao bì nhãn để biết kích thước và số nhãn trên mỗi trang tính. Với thông tin này, bạn có thể chọn sản phẩm tương đương.9Nhấp vào khung thả xuống “Product number”.10Nhấp vào thông số sản phẩm dành cho nhãn. Số này được đánh dấu rõ ràng trên bao bì. 11Nhấp OK.12Nhấp vào Select Recipients… (Chọn người nhận). Tùy chọn nằm bên trái thanh công cụ. 13Chọn danh sách thư tín. Nhấp vào nguồn địa chỉ mà bạn muốn đưa vào nhãn. Nếu bạn muốn tạo danh sách mới ngay bước này, nhấp vào Create a new List….Nếu bạn không muốn tạo nhãn cho toàn bộ danh sách thư tín, nhấp vào Edit Recipient List (Chỉnh sửa danh sách người nhận) và chọn người nhận mà bạn muốn bao gồm.14Nhấp vào Address Block (Khối địa chỉ).Trên máy tính Mac, nhấp vào dòng ở gần phía trên cùng của nhãn đầu tiên, kích vào Insert Merge Field (Chèn trường gộp), sau đó chọn trường mà bạn muốn bao gồm, chẳng hạn như “First_Name.” Lặp lại quá trình này với từng trường dữ liệu mà bạn muốn bao gồm, thêm khoảng trống và định dạng địa chỉ thích hợp.15Chọn yếu tố mà bạn muốn bao gồm trên nhãn. Những yếu tố này gồm có định dạng tên, doanh nghiệp, tên, vân vân. 16Nhấp vào OK.17Nhấp vào Update Labels (Cập nhật nhãn). Tùy chọn có biểu tượng “làm mới” màu xanh lá nằm trong thanh công cụ. 18Nhấp vào Preview Results (Xem trước kết quả) trong thanh công cụ. Bạn cần kiểm tra để chắc rằng nhãn trông như ý. 19Chèn trang tính của nhãn trống vào máy in. Bạn cần chắc rằng mình đã canh chỉnh phù hợp với máy in. 20Nhấp vào Finish & Merge (Hoàn tất & gộp) và Print Documents… (In tài liệu). Tùy chọn nằm bên phải thanh công cụ. 21Nhấp vào Print. Nhãn sẽ được in. Nhấp vào File trong thanh thực đơn và chọn Save (Lưu) nếu bạn muốn lưu mẫu nhãn này lại để dùng trong tương lai
