Biểu mẫu PDF có thể điền vào thường được dùng để thay thế cho tài liệu giấy chính thức khi chúng ta cần hoàn tất những công việc giấy tờ quan trọng qua mạng. Bạn có thể tạo biểu mẫu từ hầu hết những loại tài liệu có sẵn như tài liệu giấy quét (scan), biểu mẫu PDF không tương tác, bảng tính và tài liệu Word. TaiNgheTroThinh hôm nay sẽ chỉ dẫn bạn cách tạo tập tin PDF cho phép điền vào từ mọi loại tài liệu bằng Adobe Acrobat Pro.
những bước
Phần 1Phần 1 Tạo biểu mẫu từ tài liệu
1Mở Adobe Acrobat DC trên máy tính. Adobe Acrobat DC là ứng dụng nền tảng đăng ký chính thức để tạo và quản lý tập tin PDF. Cả gói Standard và Pro đều cho phép người dùng tạo tập tin PDF có thể điền vào. Xem thêm trên mạng để tìm hiểu cách cài đặt Adobe Acrobat. Adobe Acrobat Pro cung cấp gói dùng thử miễn phí. Nhấp vào liên kết này để truy cập website Adobe và tiến hành đăng ký. 2Nhấp vào trình đơn Tools (Công cụ) ở đầu ứng dụng.3Nhấp vào Prepare Form (Chuẩn bị biểu mẫu). Tùy chọn này nằm gần giữa cửa sổ. 4Nhấp vào Select a File (Chọn tập tin). Điều này cho phép bạn nhập biểu mẫu từ tập tin khác vào Acrobat, ví dụ: Word, Excel hay tập tin PDF không thể điền vào.Nếu bạn muốn scan tài liệu giấy thì nhấp vào Scan a document, sau đó tiến hành theo chỉ dẫn trên màn hình để nhập tài liệu từ máy quét. 5Chọn tài liệu mà bạn muốn nhập. Bạn có thể tiến hành bằng cách nhấp đúp vào tên tài liệu. Nếu bạn muốn yêu cầu chữ ký điện tử, hãy tích vào ô cạnh tùy chọn “This document requires a signature” (Tài liệu này yêu cầu chữ ký). 6Nhấp vào Start (Bắt đầu) để tạo biểu mẫu bằng cách nhập tài liệu vào Acrobat. Ứng dụng sẽ bắt đầu tạo những trường có thể điền dựa trên bố cục tài liệu. Bạn có thể chỉnh sửa và thêm trường khác nếu cần thiết
Phần 2Phần 2 Chỉnh sửa trường trong biểu mẫu
1Nhấp vào trình đơn Tools và chọn Prepare Form (Chuẩn bị biểu mẫu). Tùy chọn này ở đầu màn hình. Bạn sẽ chuyển sang chế độ chỉnh sửa biểu mẫu. Bây giờ sau khi đã nhập biểu mẫu, chúng ta có thể chỉnh sửa những trường có sẵn, tạo trường mới hoặc thêm yếu tố khác như trình đơn và danh sách. 2Chỉnh sửa trường văn bản có sẵn. Acrobat sẽ tạo trường dựa trên bố cục tài liệu. Danh sách những trường sẽ hiển thị trong khung bên phải, bên dưới tiêu đề “Fields”. Sau đây là một vài Phương pháp bạn thay đổi trường có sẵn nào đó:Để thay đổi kích thước trường, hãy nhấp vào đối tượng để những tay cầm hiện ra xung quanh, sau đó kéo tay cầm về kích thước mà bạn mong muốn. Để xóa trường, bạn nhấp chọn đối tượng rồi nhấn Delete trên bàn phím. Xem bước 5 để tìm hiểu thêm những ý tưởng tùy chỉnh trường văn bản khác.3Nhấp vào công cụ Text Field để thêm trường mới. Công cụ này có biểu tượng chữ “T” với con trỏ chuột và nằm trong thanh công cụ phía trên tài liệu. Để sao chép trường hiện có, hãy nhấp phải vào trường đó và chọn Copy. 4Nhấp vào vị trí mà bạn muốn thêm trường văn bản. Một trường với kích thước mặc định sẽ hiện ra tại vị trí này. Nếu bạn muốn vẽ khung với kích thước cụ thể thì có thể nhấp và kép con trỏ chuột theo kích cỡ mong muốn. Sau khi trường được thiết lập, một hộp màu vàng sẽ hiện ra. Để dán trường đã sao chép, bạn nhấp phải vào vị trí cần đặt và chọn Paste. 5Nhập tên cho trường vào khung “Field Name”. Tùy chỉnh này dành riêng cho bạn và sẽ không hiển thị trong phiên bản biểu mẫu sau cùng. Nếu muốn trường này bắt buộc được điền vào, bạn có thể tích vào ô cạnh tùy chọn “Required field” bên dưới ô trống “Field Name”. 6Nhấp vào All Properties (Tất cả thuộc tính) để truy cập những công cụ chỉnh sửa dành cho trường dữ liệu. Đây là hộp thoại mới để bạn có thể chỉnh sửa giao diện của trường, đồng thời thêm những tùy chọn đặc biệt.7Chỉnh sửa trường văn bản. Trong hộp thoại “Text Field Properties”, bạn có thể nhấp vào những thẻ khác nhau để xem những cách định dạng trường. Nhấp vào thẻ Options (Tùy chọn) để thêm những tính năng như kiểm tra chính tả, nhập nhiều dòng và giới hạn ký tự. Nhấp vào thẻ Appearance (Giao diện) để điều chỉnh màu sắc và tùy chọn phông chữ. Nhấp vào Actions (Hành động) để thiết lập những tính năng nhất định mà trường sẽ thực hiện dựa trên văn bản được nhập. Nhấp vào Close (Đóng) sau khi bạn đã chỉnh sửa trường văn bản này xong. 8Thêm những nút, trình đơn và tùy chọn khác. những biểu tượng nằm cạnh công cụ Text Field phía trên tài liệu tượng trưng cho những tính năng khác mà bạn có thể thêm vào biểu mẫu. Hãy di chuột lên từng công cụ khác nhau để xem loại đối tượng mà công cụ có thể thêm. Bạn có thể tham khảo: Để thêm danh sách, hãy nhấp vào ô đánh dấu hoặc nút radio trong thanh công cụ, sau đó nhấp vào vị trí mà bạn muốn muốn để đặt đối tượng. Bạn có thể nhấp vào Add Another Button để thêm mục khác hoặc All Properties để điều chỉnh hành vi của danh sách. Để thêm trình đơn thả xuống, bạn chọn một trong những tùy chọn trình đơn với mũi tên trong thanh công cụ, sau đó tiến hành tùy chỉnh theo ý muốn. Để yêu cầu chữ ký điện tử, hãy nhấp vào biểu tượng bút máy và nét mực rồi nhấp vào vị trí mà bạn muốn đặt chữ ký. Để thêm nút, bạn cần nhấp vào biểu tượng OK trong thanh công cụ, đặt vị trí hiển thị nút rồi nhấp vào All Properties để tùy chỉnh
Phần 3Phần 3 Lưu và dùng biểu mẫu
1Nhấp vào Preview ở góc trên bên phải để xem lại biểu mẫu. Thao tác này cho phép bạn xem và kiểm tra tập tin PDF có thể điền. 2Nhấp vào Edit ở góc trên bên phải để trở về chế độ chỉnh sửa. Bạn sẽ trở lại chế độ chỉnh sửa và có thể thực hiện những thay đổi cuối cùng nếu cần thiết. 3Lưu biểu mẫu vào máy tính. Để tiến hành, bạn nhấp vào trình đơn File (Tập tin) ở góc trên bên trái và chọn Save As (Lưu thành). Sau đó, tiến hành chọn vị trí lưu rồi nhấp
vào Save. Bạn có thể mở lại và chỉnh sửa biểu mẫu này bất kỳ lúc nào.4Nhấp vào Distribute (Phân phối). Nút này nằm ở góc dưới bên phải bảng điều khiển bên phải trong chế độ chỉnh sửa Acrobat. Nếu chọn gửi biểu mẫu cho người nhận bằng tính năng này, tập tin sau cùng sẽ tự động được thu thập dưới định dạng mà bạn muốn.Nếu không thấy tùy chọn Distribute, bạn phải nhấp vào Edit ở phía trên bên phải màn hình để trở lại chế độ chỉnh sửa.Tùy vào loại yếu tố được thêm vào biểu mẫu, có thể chương trình sẽ nhắc bạn điều chỉnh thêm ở bước này. Hãy tiến hành theo chỉ dẫn trên màn hình nếu được nhắc.5Chọn cách mà bạn muốn nhận tập tin đã được chỉnh sửa. Nếu muốn nhận tập tin thông qua email, bạn có thể chọn Email. Nếu bạn có máy chủ web được thiết lập để thu thập dữ liệu, hãy chọn Internal Server và tiến hành theo chỉ dẫn trên màn hình để chỉ định máy chủ. 6Nhấp vào Continue (Tiếp tục). Với tùy chọn gửi biểu mẫu qua email, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập thêm một vài thông tin. 7Nhập địa chỉ email người nhận. Mỗi địa chỉ email sẽ được phân cách bằng một dấu phẩy (,). Nếu bạn chưa định gửi biểu mẫu cho người khác ngay thì có thể nhập địa chỉ email của chính mình. 8Nhập nội dung mà bạn muốn hiển thị trong email cùng với biểu mẫu.9Chọn tùy chỉnh theo dõi. Chọn “Collect Name & Email from Recipients to Provide Optimal Tracking” (Thu thập tên và email từ người nhận để cung cấp theo dõi tối ưu) nếu bạn muốn thấy tên và địa chỉ email người nhận trong email mà họ phản hồi biểu mẫu. Bạn cũng có thể bật hoặc tắt tính năng cho phép gửi ẩn danh. 10Tiến hành theo chỉ dẫn trên màn hình để gửi biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ hiện ra trong hộp thư đến của người nhận dưới dạng tập tin đính kèm
Lời khuyên
Nếu người dùng gặp lỗi “This operation is not permitted” (Thao tác này không được phép) khi điền vào biểu mẫu thì có thể là do biểu mẫu chứa đối tượng bị ẩn hoặc phông chữ không được nhúng. Hãy mở File > Properties > Font để kiểm tra những phong chữ không được nhúng.
