Khi làm việc trên bảng tính Microsoft Excel với nhiều dữ liệu, có khả năng bạn sẽ gặp phải những giá trị trùng lặp. Tính năng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) của Microsoft Excel sẽ hiển thị chính xác những vị trí trùng lặp, còn tác vụ Remove Duplicates (Xóa dữ liệu trùng lặp) sẽ loại bỏ những mục đó. Việc xem lại và xóa những mục trùng lặp nhằm đảm bảo sự chuẩn xác cho dữ liệu và cách trình bày của bạn.
những bước
Phương pháp số 1 Dùng Conditional Formatting
1Mở tập tin gốc. Điều đầu tiên bạn cần làm là chọn toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp. 2Nhấp vào ô ở góc trên bên trái nhóm dữ liệu để bắt đầu quá trình chọn.3Nhấn giữ phím ⇧ Shift và nhấp vào ô cuối cùng ở góc dưới bên phải nhóm dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu của bạn sẽ được chọn. Bạn có thể tiến hành theo thứ tự bất kỳ (chẳng hạn như nhấp vào ô phía dưới bên phải trước, sau đó mới bắt đầu đánh dấu).4Nhấp vào “Conditional Formatting.“ Tùy chọn nằm trong thẻ/ruy-băng “Home” của thanh công cụ (trong nhiều trường hợp, bạn sẽ tìm thấy trong phần “Styles”). Một trình đơn thả xuống sẽ hiện ra. 5Chọn “Highlight Cells Rules” (Đánh dấu ô theo quy tắc) rồi chọn “Duplicate Values” (Giá trị trùng lặp). Dữ liệu của bạn phải đang được tô sáng. Một cửa sổ khác sẽ mở ra với những tùy chọn nằm trong trình đơn thả xuống.6Chọn “Duplicate Values” từ trình đơn thả xuống.Nếu bạn muốn hiển thị những giá trị chỉ có một, hãy chọn “Unique” (Duy nhất).7Chọn màu sắc đánh dấu. Màu sắc đánh dấu sẽ thể hiện những giá trị trùng lặp. Theo mặc đình thì văn bản sẽ có màu đỏ đậm và đỏ nhạt.8Nhấp vào “OK” để xem kết quả.9Chọn ô trùng lặp và nhấn phím Delete để xóa. Bạn không nên loại bỏ nếu những giá trị này đại diện cho dữ liệu nào đó (chẳng hạn như con số khảo sát). Sau khi bạn xóa dữ liệu trùng lặp thì giá trị duy nhất còn lại sẽ không còn được tô sáng.10Nhấp vào “Conditional Formatting” lần nữa. Cho dù bạn quyết định xóa dữ liệu trùng lặp hay không thì cũng nên tắt tính năng định dạng trước khi đóng tài liệu. 11Chọn “Clear Rules” (Xóa quy tắc), sau đó chọn “Clear Rules from Entire Sheet” (Xóa quy tắc khỏi toàn bộ trang tính). Tất cả đánh dấu của những dữ liệu trùng lặp mà bạn không xóa sẽ bị loại bỏ.Nếu bảng tính có nhiều mục được định dạng, bạn có thể chọn một vùng cụ thể rồi nhấp vào “Clear Rules from Selected Cells” (Xóa quy tắc khỏi ô được chọn) để loại bỏ đánh dấu.12Lưu lại thay đổi trên tài liệu. Nếu cảm thấy hài lòng với kết quả thì nghĩa là bạn đã thành công trong việc tìm và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trên Excel!
Phương pháp số 2 Dùng tính năng Remove Duplicates của Excel
1Mở tập tin gốc. Điều đầu tiên bạn cần làm là chọn toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp. 2Nhấp vào ô ở góc trên bên trái nhóm dữ liệu để bắt đầu quá trình chọn.3Nhấn giữ phím ⇧ Shift và nhấp vào ô cuối cùng ở góc dưới bên phải nhóm dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu của bạn sẽ được chọn. Bạn có thể tiến hành theo thứ tự bất kỳ (chẳng hạn như nhấp vào ô phía dưới bên phải trước, sau đó mới bắt đầu đánh dấu).4Nhấp vào thẻ “Data” ở phần đầu màn hình.5Tìm mục “Data Tools” trong thanh công cụ. Phần này bao gồm những công cụ để quản lý dữ liệu được chọn, trong đó có tính năng “Remove Duplicates”. 6Nhấp vào “Remove Duplicates.“ Một cửa sổ tùy chỉnh sẽ mở ra. 7Nhấp vào “Select All” (Chọn tất cả). Tất cả những cột trong tài liệu sẽ được chọn.8Tích vào những cột mà bạn muốn áp dụng công cụ. Theo thiết lập mặc định thì tất cả cột sẽ được chọn. 9Nhấp vào tùy chọn “My data has headers” (Dữ liệu có tiêu đề) nếu bạn cảm thấy cần thiết. Chương trình sẽ gắn nhãn tiêu đề cho mục đầu tiên trong từng cột và loại trừ chúng khỏi quá trình xóa. 10Nhấp “OK” để xóa dữ liệu trùng lặp. Khi bạn đã hài lòng với kết những tùy chọn, hãy nhấp vào “OK”. Tất cả giá trị trùng lặp sẽ bị loại bỏ khỏi vùng chọn. Nếu chương trình phản hồi rằng không có ô nào giống nhau trong khi bạn biết chắc là có, hãy đánh dấu vào ô của từng cột trong cửa sổ “Remove Duplicates”. Việc rà soát mỗi lần một cột sẽ khắc phục được lỗi.11Lưu lại thay đổi trên tài liệu. Nếu cảm thấy hài lòng với kết quả thì nghĩa là bạn đã thành công trong việc tìm và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trên Excel!
Lời khuyên
Bạn cũng có thể tìm giá trị trùng lặp bằng cách cài đặt tiện ích bổ sung của bên thứ ba. một vài tiện ích này cải thiện tính năng định dạng có điều kiện của Excel và cho phép bạn dùng nhiều màu sắc để xác định những giá trị giống nhau.Thao tác loại bỏ dữ liệu trùng lặp trở nên hữu ích khi bạn cần rà soát danh sách người tham dự, danh bạ địa chỉ hay những tài liệu tương tự.
Cảnh báo
Bạn đừng quên lưu lại tài liệu sau khi xong việc!
