dùng PowerPoint là một cách tuyệt vời để kết hợp văn bản và hình ảnh phục vụ cho mục đích thuyết trình, cho phép bạn kiểm soát luồng thông tin trong quá trình, đồng thời có thể thêm vào đó nhiều thứ nổi bật, hình ảnh và đồ thị. Chỉ cần thay đổi định dạng một chút, bạn sẽ tránh được việc phải gõ lại mọi thứ và có thể nhanh chóng chuyển đổi văn bản Word sang PowerPoint.
những bước
Phương pháp số 1 Chuyển đổi văn bản Word
1Mở văn bản của bạn bằng Microsoft Word. Chạy Word và mở văn bản bằng cách nhấp vào “File” → “Open”. Mọi văn bản đều có thể được chuyển đổi thành PowerPoint. Nhớ rằng bạn phải sao chép và dán ảnh một cách thủ công. 2Phân chia từng “slide” bằng tiêu đề. Để PowerPoint biết phải phân chia slide như thế nào, bạn cần phân chia thông tin. Trong dòng phía trên từng danh sách, đoạn hoặc câu mà bạn muốn phân chia thành slide riêng biệt, hãy viết tiêu đề cho slide, kiểu như “số quý đầu tiên” hoặc “danh sách tham khảo”. Dòng này sẽ trở thành dòng lớn, được in đậm ở phía trên cùng mỗi slide PowerPoint.3Vào trình đơn “Styles”. Nhấp vào tab “Home” ở góc trên bên trái của Word. Cùng với thanh công cụ tại phía trên cùng màn hình, bạn sẽ nhìn thấy một ô lớn có tên là “Styles”. Trong đó có nhiều định dạng kiểu như “Normal”, “No Spacing”, “Heading 1″… 4Bôi đen tiêu đề và nhấp “Heading 1”. Bạn sẽ phải định dạng từng tiêu đề. Chữ sẽ trở nên lớn, đậm và có màu xanh. PowerPoint sẽ dùng định dạng này để xác định tiêu đề của slide. 5Định dạng nội dung slide thành “Heading 2”. Nhấn phím “enter” để tạo khoảng trống giữa từng khối văn bản mà bạn muốn phân chia. Giờ thì bôi đen văn bản và lựa chọn “Heading 2” trong trình đơn “Styles”. Văn bản của bạn sẽ biến thành màu xanh. Từng dòng hoặc đoạn sẽ trở thành biểu tượng đầu dòng (bullet) trong slide hoàn chỉnh. Phần biểu tượng vẫn được giữ nguyên trong slide nếu được định dạng thành “Heading 2”.6Thêm biểu tượng phụ bằng “Heading 3”. Nếu bạn gán thứ gì đó vào “Heading 3”, nó sẽ xuất hiện thụt sang bên phải trong một dòng riêng. Slide PowerPoint sẽ được hiển thị như sau: Văn bản được định dạng thành “Heading 2” Văn bản được định dạng thành “Heading 3″7Phân chia từng “slide” bằng khoảng trống. Nhấn “Enter” trước mỗi tiêu đề mới. Thao tác này giúp tạo ra dàn bài (outline) của PowerPoint. Mỗi dòng lớn được in đậm là tiêu đề và dòng chữ nhỏ màu xanh ở phía dưới là nội dung của slide. Nếu có khoảng trống rồi lại có một tiêu đề khác, PowerPoint sẽ tách ra thành slide mới. 8Tùy chỉnh văn bản của bạn nếu muốn. Sau khi thiết lập dàn bài, bạn có thể thay đổi kích thước, màu sắc và phông chữ để chuyển đổi sang PowerPoint. Văn bản không nhất thiết phải có màu xanh hay in đậm vì đã được code để chuyển đổi thành PowerPoint. Nếu bạn xóa khoảng trống giữa những dòng hoặc cố gắng thêm chữ mới, chúng có thể không được định dạng đúng, vì thế bạn nên thực hiện bước này cuối cùng.Đừng quên lưu lại văn bản của bạn!9Chuyển văn bản thành PowerPoint bằng “File → “Send to PowerPoint”. PowerPoint sẽ nhận văn bản của bạn và tự động chuyển đổi thành slide. Trong trường hợp bạn không nhìn thấy nút “Send to PowerPoint”: Nhấp vào “File” → “Options” để mở cửa sổ Options.Nhấp “Quick Access Toolbar”.Lựa chọn “All Commands” phía dưới trình đơn “Choose Commands From:”.Cuộn xuống trong danh sách lệnh được liệt kê theo bảng chữ cái cho đến khi nhìn thấy “Send to Microsoft Powerpoint”. Nhấp vào “Add > >”.Nhấp OK ở góc dưới bên phải. Giờ thì một nút nhỏ sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái cho phép bạn chuyển văn bản thành PowerPoint.10Chỉnh sửa bài trình bày của bạn trong PowerPoint. Thực hiện những bước hoàn thiện bài trình bày của bạn, chẳng hạn như thêm hiệu ứng động cho slide, âm thanh, phông nền hoặc ảnh. Word sẽ không tự động chuyển đổi ảnh giúp bạn. Bạn cần tự tay sao chép và dán hoặc chèn chúng vào slide của mình
Phương pháp số 2 Viết PowerPoint mới trong Word
1dùng giao diện “Outlines” để định dạng một văn bản Word mới cho PowerPoint. Khi viết trong dàn bài, Word sẽ tự động định dạng tiêu đề slide và văn bản, cho phép bạn viết và chỉnh sửa PowerPoint trong một văn bản trước khi chuyển đổi thành slide. Bạn vẫn phải thêm ảnh vào PowerPoint một cách thủ công.2Bắt đầu “văn bản mới” trong Word. Nhấp “File” → “New” để mở ra một văn bản trắng. Bạn cũng có thể nhấn đồng thời “Ctrl” và “N” . 3Nhấp “View” → “Outline”. Tab “View” nằm ở phía trên cùng màn hình. Sau khi nhấp, tab “Document Views” sẽ xuất hiện phía trên văn bản trắng. Nhấp vào “Outline”. Bạn sẽ nhìn thấy giao diện chỉnh sửa dàn bài. Giao diện này trông giống như màn hình lớn, trắng trơn và có nhiều tab ở trên đó.4Gõ tiêu đề của slide đầu tiên và nhấn “Enter”. Văn bản sẽ có phông chữ lớn và màu xanh đậm — đây là tiêu đề của mỗi slide. 5Nhấn “tab” để viết chữ cho slide. Dòng sẽ được thụt sang bên phải. Mọi thứ được viết ở đây sẽ trở thành văn bản của slide. Mỗi lần nhấn enter là một lần xuống dòng mới — tương ứng với biểu tượng đầu dòng (bullet) trong PowerPoint. Nếu nhấn tab một lần nữa, bạn sẽ tạo ra những “biểu tượng đầu dòng phụ” kiểu như dưới đây: Đây là biểu tượng đầu dòng phụ.6Bắt đầu slide mới bằng cách lựa chọn “Level 1” ở góc trên bên trái. Sau khi viết xong văn bản cho slide, nhấn enter để bắt đầu một dòng mới. Tại góc trên bên trái, phía dưới tiêu đề “Outline Tools”, bạn sẽ nhìn thấy trình đơn với “Level” hiện tại. dùng mũi tên màu xanh lá cây hoặc trình đơn thả xuống, lựa chọn “Level 1” để tạo tiêu đề mới. Bạn cũng có thể nhấn và thả những vòng tròn nhỏ màu xám bên cạnh văn bản của mình. Nếu kéo sang bên trái, vòng tròn sẽ trở thành tiêu đề.7Thiết lập “Levels” để định dạng slide. Bạn có thể nhấp vào một dòng và thay đổi “Level” vào bất cứ lúc nào. Level được chuyển đổi sang PowerPoint như sau: Level 1 = Tiêu đề SlideLevel 2 = Văn bản SlideLevel 3 trở lên = Biểu tượng đầu dòng phụBody Text sẽ không xuất hiện trong PowerPoint.8Chuyển văn bản sang PowerPoint bằng “File → “Send to PowerPoint”. PowerPoint sẽ nhận văn bản của bạn
và tự động chuyển đổi sang slide. Nếu không nhìn thấy nút “Send to PowerPoint”, thử cách sau để khiến nút xuất hiện: Nhấp “File” → “Options” để mở cửa sổ Options.Nhấp vào “Quick Access Toolbar”.Lựa chọn “All Commands” ở phía dưới trình đơn “Choose Commands From:”.Cuộn xuống trong danh sách lệnh được liệt kê theo bảng chữ cái cho tới khi nhìn thấy “Send to Microsoft Powerpoint”. Nhấp “Add > >”.9Nhấp OK ở góc dưới bên phải. Giờ thì một nút nhỏ sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái cho phép bạn chuyển văn bản sang PowerPoint. 10Có thể dùng cách khác là mở văn bản ngay trong PowerPoint. PowerPoint sẽ tự động chuyển đổi văn bản được viết theo định dạng dàn bài giúp bạn. Nhấp “File” → “Open” trong PowerPoint. Lựa chọn “All Files” từ trình đơn thả xuống có tên là VIEW FILES để khiến văn bản Word xuất hiện. Tìm kiếm và mở để văn bản được tự động chuyển đổi. 11Chỉnh sửa bài trình bày của bạn trong PowerPoint. Thực hiện nhiều bước hoàn thiện bài trình bày của bạn, ví dụ như thêm hiệu ứng động cho slide, thêm âm thanh, phông nền hoặc ảnh. Word không tự động chuyển đổi ảnh. Bạn cần sao chép và dán hoặc chèn chúng vào slide của mình một cách thủ công
Phương pháp số 3 Khắc phục vấn đề
1Phân chia slide không có tiêu đề. Để tạo slide mới không có tiêu đề, chỉ cần nhấn “enter” để thêm dòng mới phía trên văn bản. Nhấn phím cách rồi bôi đen khoảng trống bằng chuột. Định dạng khoảng trống thành “Heading One” trong thanh công cụ Styles. Cách này hiệu quả khi bạn muốn tạo slide liên tiếp, không muốn có tiêu đề, hoặc muốn tạo slide trắng để chèn ảnh. Trong giao diện Outlines, chỉ cần để trống những dòng “Level 1” và nhấn “enter”.2Xem lại văn bản của bạn trước khi chuyển đổi. Nhấp vào tab “View” ở phía trên cùng của Word và lựa chọn “Outline View” tại góc trên bên trái. Thao tác này không hề gây ảnh hưởng đến văn bản, nhưng sẽ hiển thị văn bản theo trình tự dễ nhìn. Mỗi “Level” mà bạn có thể thay đổi bằng mũi tên màu xanh lá cây ở phía trên cùng màn hình tương ứng với những phần khác nhau của PowerPoint: Level 1 = Tiêu đề SlideLevel 2 = Văn bản SlideLevel 3 trở lên = Biểu tượng đầu dòng phụBody Text sẽ không được hiển thị trong PowerPoint.3Thêm slide từ Word vào PowerPoint đã có. Nếu bạn chỉ muốn thêm một vài slide từ văn bản Word, bạn có thể dùng PowerPoint tạo slide mới dựa theo Word. Để thực hiện điều này, hãy tìm đến chỗ mà bạn muốn chèn slide. Nhấp vào nút mũi tên nhỏ chỉ xuống phía dưới “Create New Slide” và lựa chọn “Create slide from an outline”. Để đặt slide vào đúng vị trí, hãy nhấp vào slide mà bạn muốn xuất hiện trước văn bản Word trước khi nhấp “Create New Slides”.Powerpoint sẽ tự động tạo ra từng slide từ văn bản theo trình tự, chứ không chỉ là slide đầu tiên.4Liên kết văn bản Word với PowerPoint. Microsoft cho phép bạn mở văn bản Word ngay trong PowerPoint nếu bạn không muốn chuyển đổi toàn bộ mọi thứ thành bài trình bày. Điều này cho phép bạn tạo liên kết tới văn bản Word mà không cần phải tạo nhiều slide mới. Khi tiến hành trình chiếu, bạn có thể nhấp vào liên kết để mở văn bản của mình. Khi đóng, PowerPoint sẽ tự động tiếp tục từ chỗ trước đó. Nhấp chuột phải vào chữ hoặc ảnh mà bạn muốn liên kết.Lựa chọn “Hyperlink…”Lựa chọn tập tin mà bạn muốn mở từ trình đơn và nhấn “ok”.Giờ thì bạn có thể nhấp vào hình ảnh hoặc văn bản trong lúc trình chiếu để mở ra văn bản Word của mình.5Thêm ảnh bằng cách sao chép và dán chúng từ Word. Thật không may là PowerPoint không thể chuyển đổi ảnh từ Word. Để chúng xuất hiện trở lại, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào ảnh trong Word và lựa chọn “Copy”. Sau đó, tìm đến slide mà bạn muốn có ảnh trong PowerPoint, nhấp chuột phải và lựa chọn “Paste”. Bạn sẽ có thể di chuyển, thay đổi kích thước hoặc cắt xén ảnh trong PowerPoint. Bạn cũng có thể dùng nút “Insert” trong PowerPoint để tìm kiếm ảnh trên máy tính để thêm vào.6Tải phiên bản Microsoft Office mới nhất. Nếu không thể chuyển đổi văn bản dù đã định dạng đúng và mở mọi thứ, có thể là bạn đang sở hữu phiên bản Microsoft Office cũ. Nếu đúng như vậy, bạn cần tải phiên bản mới nhất tại trang web của Microsoft. Bạn cũng có thể đăng ký [một tháng dùng thử miễn phí] nếu chỉ có ý định chuyển đổi một vài văn bản
Lời khuyên
Kết hợp những phương pháp sao cho phù hợp! Có thể bạn sẽ cần dùng nhiều cách chuyển đổi khác nhau tùy thuộc vào thời gian, kích thước văn bản và nhiều yếu tố khác.
Cảnh báo
Thử mở Powerpoint sau khi chuyển đổi. Nếu chưa hài lòng với bài trình bày Powerpoint sau khi chuyển đổi, bạn cần tự tay chỉnh sửa thêm một chút.
