Trong bài đăng này, TaiNgheTroThinh sẽ chỉ dẫn bạn cách thiết lập và dùng Microsoft Excel trên máy tính chạy hệ điều hành Windows cũng như máy Mac.
những bước
Phần 1Phần 1 Chuẩn bị
1Cài đặt Microsoft Office nếu máy bạn chưa có. Microsoft Excel không được phân phối như một chương trình độc lập mà nó là một phần trong gói phần mềm Microsoft Office. 2Mở tài liệu Excel bất kỳ bằng cách nhấp đúp vào tài liệu đó. Tài liệu này sẽ được mở trong cửa sổ Excel. Bỏ qua bước này nếu bạn muốn tạo và mở tài liệu Excel mới.3Mở Excel. Nhấp hoặc nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel hình chữ “X” màu trắng trên nền xanh đậm. 4Chọn mẫu nếu cần. Nếu muốn dùng mẫu Excel (chẳng hạn như mẫu kế hoạch chi tiêu), hãy cuộn xuống cho đến khi tìm được mẫu mà bạn muốn dùng và nhấp vào mẫu đó một lần để mở trong cửa sổ làm việc. Nếu chỉ muốn mở một tài liệu Excel trống, bạn hãy nhấp vào tùy chọn Blank (Trống) ở phía trên, bên trái của trang và bỏ qua bước tiếp theo.5Nhấn vào nút Create (Tạo) ở phía bên phải tên của mẫu.6Chờ sổ làm việc Excel được mở. Quá trình này sẽ mất vài giây. Sau khi trang trống / biểu mẫu Excel xuất hiện, bạn đã có thể tiến hành nhập dữ liệu vào trang tính
Phần 2Phần 2 Nhập dữ liệu
1Làm quen với những thẻ ruy-băng trong Excel. Trên “ruy-băng” màu xanh lá ở đầu cửa sổ Excel có vô số thẻ. Đó là lối truy cập vào vô số công cụ khác nhau của Excel. Những thẻ quan trọng là: Home (Trang chủ) — Chứa những tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn bản, thay đổi màu nền ô và tương tự.Insert (Chèn) — Chứa những tùy chọn dành cho bảng, biểu đồ, đồ thị và phương trình.Page Layout (Bố cục trang) — Chứa những tùy chọn liên quan đến việc canh lề, thay đổi hướng trang và chọn chủ đề.Formulas (Công thức) — Gồm trình đơn hàm và vô số tùy chọn công thức.2Cân nhắc dùng những ô trên cùng làm đề mục. Khi thêm dữ liệu vào bảng tính trống, bạn có thể dùng ô đầu tiên (chẳng hạn như A1, B1, C1,…) để làm đề mục cột. Chúng rất hữu dụng trong việc tạo bảng biểu cần đến nhãn. 3Chọn ô. Nhấp chuột vào ô mà bạn muốn nhập dữ liệu. Chẳng hạn như trong trường hợp dùng mẫu kế hoạch chi tiêu, bạn có thể nhấp chuột vào ô trống đấu tiên để chọn ô đó.4Nhập văn bản. Gõ nội dung mà bạn muốn thêm vào ô. 5Nhấn ↵ Enter để thêm nội dung vào ô đã chọn và chuyển đến ô khả dụng tiếp theo.6Chỉnh sửa dữ liệu của bạn. Để quay trở lại và chỉnh sửa dữ liệu, bạn hãy nhấp chuột vào ô mà bạn muốn chỉnh sửa rồi tiến hành điều chỉnh tùy thích trên hộp văn bản nằm phía trên dòng đầu của bảng tính. 7Định dạng văn bản nếu cần. Nếu muốn thay đổi cách định dạng nội dung của một ô nào đó (chẳng hạn như đổi từ định dạng tiền tệ sang định dạng ngày), bạn hãy nhấp vào thẻ Home, vào hộp được thả xuống ở đầu phần “Number” (Số) rồi chọn loại định dạng mà bạn muốn dùng. Bạn cũng có thể dùng định dạng có điều kiện để thay đổi định dạng của những ô dựa trên một vài yếu tố nhất định (ví dụ như tự động chuyển sang màu đỏ khi giá trị trong ô thấp hơn ngưỡng nào đó)
Phần 3Phần 3 dùng công thức
1Chọn ô cho công thức của bạn. Nhấp chuột vào ô mà bạn muốn tạo công thức. 2Thực hiện những phép toán đơn giản. Bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia giá trị những ô theo những công thức sau: Cộng — Gõ =SUM(ô+ô) (ví dụ: =SUM(A3+B3)) để cộng giá trị hai ô với nhau hoặc gõ =SUM(ô, ô, ô) (ví dụ: =SUM(A2,B2,C2)) để cộng giá trị một dãy ô với nhau.Trừ — Gõ =SUM(ô-ô) (ví dụ: =SUM(A3-B3)) để trừ giá trị một ô cho giá trị của ô còn lại.Chia — Gõ =SUM(ô/ô) (ví dụ: =SUM(A6/C5)) để chia giá trị một ô cho giá trị của một ô khác.Nhân — Gõ =SUM(ô*ô) (ví dụ: =SUM(A2*A7)) để nhân giá trị hai ô với nhau.3Cộng những số của cả cột. Nếu muốn cộng toàn bộ những số có trong một cột (hay một phần của cột), bạn có thể gõ =SUM(ô:ô) (ví dụ: =SUM(A1:A12)) vào ô mà bạn muốn dùng để hiển thị kết quả. 4Chọn ô để thao tác với công thức nâng cao. Với công thức phức tạp hơn, chúng ta sẽ dùng đến công cụ Insert Function (Chèn Hàm). Hãy bắt đầu bằng cách nhấp chuột vào ô mà bạn muốn hiển thị công thức. 5Nhấp vào thẻ Formulas ở đầu cửa sổ Excel.6Nhấp vào tùy chọn Insert Function ở xa bên trái của thanh công cụ Formulas. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. 7Chọn hàm. Trong cửa sổ vừa được mở, hãy nhấp vào hàm mà bạn muốn dùng rồi nhấn OK. Chẳng hạn như để chọn công thức tìm tang của một góc, bạn có thể cuộn xuốn và nhấn vào tùy chọn TAN.8Điền vào mẫu hàm. Khi được yêu cầu, bạn hãy nhập số (hay chọn ô) mà bạn muốn áp dụng công thức. Ví dụ, khi chọn hàm TAN, bạn sẽ phải nhập độ lớn của góc mà bạn muốn tìm tang.Tùy vào hàm được chọn, có thể bạn sẽ phải nhấp chuột theo một vài chỉ dẫn trên màn hình.9Nhấn ↵ Enter để áp dụng và hiển thị hàm trong ô mà bạn đã chọn.
Phần 4Phần 4 Tạo biểu đồ
1Thiết lập dữ liệu dành cho biểu đồ của bạn. Chẳng hạn như, để tạo biểu đồ đường hoặc biểu đồ cột, bạn nên lập một cột dữ liệu cho trục hoành và một cột dữ liệu cho trục tung. Thường thì cột bên trái được dùng cho trục hoành và cột ngay bên phải của nó được dùng cho trục tung.2Chọn dữ liệu. Nhấp và kéo chuột từ ô trên cùng, bên trái xuống đến ô dưới cùng bên phải của khối dữ liệu. 3Vào thẻ Insert (Chèn) ở đầu cửa sổ Excel.4Nhấn vào tùy chọn Recommended Charts (Biểu đồ được đề xuất) trong phần “Charts” (Biểu đồ) của thanh công cụ Insert. Một cửa sổ với nhiều mẫu biểu đồ khác nhau sẽ xuất hiện. 5Chọn mẫu biểu đồ. Nhấp chuột vào mẫu biể
u đồ mà bạn muốn dùng. 6Nhấn vào nút OK ở cuối cửa sổ để tạo biểu đồ.7Chỉnh sửa tiêu đề biểu đồ. Bạn hãy nhấp đúp vào tiêu đề ở phía trên của biểu đồ, xóa và thay thế tiêu đề hiện tại bằng tiêu đề riêng của bạn. 8Thay đổi tiêu đề những trục. Nếu muốn thêm tiêu để những trục vào biểu đồ, bạn có thể vào trình đơn “Chart Elements” (Thành phần biểu đồ) bằng cách nhấp vào dấu ＋ màu xanh lá nằm ngay bên phải của biểu đồ được chọn rồi tiến hành thay đổi
Phần 5Phần 5 Lưu dự án Excel
1Nhấp vào thẻ File (Tệp) ở phía trên bên trái của cửa sổ Excel (Windows) hoặc màn hình (Mac). Một trình đơn mới sẽ xuất hiện. 2Nhấn Save As (Lưu thành). Trên Windows, tùy chọn này được bố trí ở phía bên trái của trang. Với máy Mac, tùy chọn này trong trình đơn File được thả xuống.3Nhấn đúp vào tùy chọn This PC (Máy tính này) nằm ở giữa trang.Với máy Mac, đó sẽ là On my Mac (Trên máy Mac của tôi).4Nhập tên dự án của bạn. Ở đây, bạn có thể dùng bất kỳ tên nào mà bạn muốn đặt cho trang tính của mình và nhập nó vào hộp “File name” (Tên tệp) – trên Windows hoặc “Name” (Tên) – trên máy Mac – trong cửa sổ Save As. 5Chọn thư mục lưu. Nhấp vào thư mục mà bạn muốn lưu trang tính. Trên máy Mac, có thể bạn sẽ phải nhấp vào hộp “Where” (Ở đâu) được thả xuống trước rồi mới có thể chọn tệp.6Nhấn Save (Lưu) ở cuối cửa sổ để lưu trang tính vào thư mục đã chọn dưới tên vừa đặt.7Lưu những lần chỉnh sửa sau bằng phím tắt “Save”. Nếu có ý định chỉnh sửa thêm tài liệu Excel, về sau, bạn có thể nhấn Ctrl+S (Windows) hoặc ⌘ Command+S (Mac) để lưu thay đổi mà không cần vào lại cửa sổ Save As
