TaiNgheTroThinh hôm nay sẽ chỉ dẫn bạn cách lập hóa đơn doanh nghiệp bằng Microsoft Excel trên máy tính Windows và Mac. Bạn có thể tạo hóa đơn theo cách thủ công hoặc chọn mẫu có sẵn.
những bước
Phương pháp số 1 dùng mẫu trên Windows
1Mở Microsoft Excel. Chương trình có biểu tượng màu xanh lá với chữ “X” trắng bên trên. Trang chủ Microsoft Excel sẽ mở ra. 2Tìm mẫu hóa đơn. Nhập invoice vào thanh tìm kiếm đầu trang, sau đó nhấn ↵ Enter để tìm mẫu hóa đơn. Để tìm mẫu, máy tính phải đang kết nối Internet.3Chọn mẫu. Nhấp vào mẫu mà bạn muốn dùng để mở trong cửa sổ mới. 4Nhấp vào nút Create (Tạo) nằm bên phải bản xem trước của mẫu. Mẫu sẽ mở ra trên Microsoft Excel. 5Chỉnh sửa mẫu cho phù hợp với nhu cầu. Ví dụ, hầu hết mẫu đều có sẵn mục “Company” ở đầu trang; hãy thay tiêu đề này bằng tên công ty của bạn. Để chỉnh sửa văn bản trên tài liệu Excel, bạn nhấp đúp vào mục văn bản rồi xóa hoặc thay thế bằng nội dung khác.6Điền vào hóa đơn. Nhập bất kỳ thông tin nào được yêu cầu trong mẫu hóa đơn nhằm đảm bảo rằng tổng sau cùng sẽ khớp với con số thực tế. Chẳng hạn, một vài mẫu thanh toán sẽ yêu cầu bạn nhập tiền công theo giờ hoặc định phí.Hầu hết những mẫu thanh toán dùng công thức để nhân tiền công theo giờ với số giờ làm việc và hiển thị kết quả vào ô “Final Total” (Tổng sau cùng).7Lưu hóa đơn. Nhấp vào thẻ File (Tập tin) ở phía trên bên trái trang, chọn Save As (Lưu thành), nhấp đúp vào vị trí lưu, nhập tên hóa đơn rồi nhấp Save (Lưu). Hóa đơn tùy chỉnh của bạn sẽ được lưu vào nơi đã chọn và sẵn sàng để gửi
Phương pháp số 2 dùng mẫu trên Mac
1Mở Microsoft Excel. Chương trình có biểu tượng màu xanh lá với chữ “X” trắng bên trên. Trang chủ Microsoft Excel sẽ mở ra. 2Nhấp vào mục trình đơn File ở phía trên bên trái trang. Một trình đơn sẽ thả xuống ngay bên dưới. 3Nhấp vào New from Template (Mới từ mẫu). Tùy chọn này nằm trong trình đơn thả xuống File. Trang mới với những tùy chọn mẫu sẽ mở ra. 4Tìm mẫu hóa đơn. Nhập invoice vào thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải trang, sau đó nhấn ⏎ Return. Để tìm mẫu, máy tính phải đang kết nối Internet.5Chọn mẫu. Nhấp vào mẫu để mở cửa sổ hiển thị mẫu xem trước. 6Nhấp vào nút Open (Mở) nằm trên cửa sổ xem trước. Mẫu hóa đơn sẽ được mở ra như tài liệu mới. 7Chỉnh sửa mẫu cho phù hợp với nhu cầu. Ví dụ, hầu hết mẫu đều có mục “Company” ở đầu trang; hãy thay tiêu đề này bằng tên công ty của bạn. Để chỉnh sửa văn bản trên tài liệu Excel, bạn nhấp đúp vào mục văn bản rồi xóa hoặc thay thế bằng nội dung khác.8Điền vào hóa đơn. Nhập bất kỳ thông tin nào được yêu cầu trong mẫu hóa đơn nhằm đảm bảo rằng tổng sau cùng sẽ khớp với con số thực tế. Chẳng hạn, một vài mẫu thanh toán sẽ yêu cầu bạn nhập tiền công theo giờ hoặc định phí.Hầu hết những mẫu thanh toán dùng công thức để nhân tiền công theo giờ với số giờ làm việc và hiển thị kết quả vào ô “Final Total”.9Lưu hóa đơn. Nhấp vào thẻ File ở phía trên bên trái trang, chọn Save As, nhấp đúp vào vị trí lưu, nhập tên hóa đơn rồi nhấp Save. Hóa đơn tùy chỉnh của bạn sẽ được lưu vào nơi đã chọn và sẵn sàng để gửi
Phương pháp số 3 Tạo hóa đơn theo cách thủ công
1Mở Microsoft Excel. Chương trình có biểu tượng màu xanh lá với chữ “X” trắng bên trên. Trang chủ Microsoft Excel sẽ mở ra. 2Nhấp vào Blank Workbook (Tập hợp bảng tính trống). Tùy chọn này ở phía trên bên trái trang chủ Excel. Một trang tính trống sẽ mở ra. Trên Mac, hãy bỏ qua bước này nếu Excel mở ra tài liệu trống.3Tạo tiêu đề hóa đơn. Tiêu đề phải bao gồm thông tin như sau: Tên công ty – Tên công ty phát hành hóa đơn.Từ mô tả – Từ “Hóa đơn” hoặc mô tả về loại hóa đơn, chẳng hạn như “Price Quote” (Báo Giá) nếu bạn đang báo giá về dịch vụ của công ty cho khách hàng thay vì lập hóa đơn thanh toán họ.Ngày – Ngày mà bạn lập hóa đơn.Số – Số hóa đơn. Bạn có thể dùng hệ thống đánh số toàn cầu với tất cả khách hàng, hoặc đánh số riêng từng khách hàng. Nếu chọn đánh số với từng khách hàng, bạn có thể bao gồm tên khách hoặc số trong số hóa đơn, chẳng hạn như “Westwood1.”4Nhập địa chỉ người gửi và người nhận. Thông tin này sẽ hiển thị gần đầu hóa đơn, cùng với thông tin của bạn ở trên và khách hàng bên dưới. Thông tin liên hệ người gửi gồm có tên bạn, địa chỉ công ty, số điện thoại và địa chỉ email của bạn.Thông tin khách hàng bao gồm tên công ty, tên tài khoản người thanh toán và địa chỉ khách hàng. Bạn cũng có thể bao gồm số điện thoại và địa chỉ email khách hàng.5Nhập thông tin lập hóa đơn. Bạn có thể dành ra một cột để mô tả ngắn gọn về sản phẩm hoặc dịch vụ, cột dành cho số lượng, cột dành cho đơn giá hoặc giá tiền và cột tính tổng số tiền đối với số lượng hàng hóa đã mua. 6Hiển thị số tiền của hóa đơn tổng. Số liệu này có thể được tính bằng hàm SUM của Excel và đặt bên dưới cột tính của từng khoản chi phí. Ví dụ: nếu ô B3 có 130.000 tiền sản phẩm và B4 là 270.000, bạn có thể nhập công thức =SUM(B3,B4) vào ô B5, kết quả 400.000 sẽ hiện ra trong ô này.Nếu bạn có tiền công theo giờ (ví dụ: 30.000) ở ô B3 và số giờ (ví dụ: 3) trong ô B4, bạn có thể nhập =SUM(B3*B4) vào ô B5.7Bao gồm những điều khoản thanh toán. Nội dung này có thể hiển thị ở phía trên hoặc bên dưới thông tin lập hóa đơn. Những điều khoản thanh toán phổ biến bao gồm: “Đến hạn khi nhận”, “Đến hạn trong vòng 14 ngày”, “Đến hạn trong vòng 30 ngày” hoặc “Đến hạn trong vòng 60 ngày”. Bên dưới hóa đơn, bạn cũng có thể bao gồm ghi chú đề cập đến phương thức thanh toán được chấp nhận, thông tin tổng quan hoặc lời cảm ơn đến khách hàng vì đã mua sắm cùng bạn.8Lưu hóa đơn. dùng tên có thể phân biệt hóa đơn này với những giấy tờ khác
mà bạn cần gửi cho khách hàng nếu cần thiết. Để lưu hóa đơn: Trên Windows – Nhấp vào File ở phía trên bên trái trang, chọn Save As, nhấp đúp vào nơi lưu, nhập tên hóa đơn và nhấp Save.Trên Mac – Nhấp vào mục trình đơn File, chọn Save As, nhập tên cho hóa đơn và nhấp Save
Lời khuyên
Bạn có thể lưu hóa đơn thành mẫu để dùng trong tương lai.
Cảnh báo
Khi lập hóa đơn, bạn cần cung cấp thông tin càng chi tiết càng tốt.
