Với lực lượng lao động dùng điện thoại di động như ngày nay, cùng sự phát triển của hình thức làm việc từ xa, cuộc gọi hội nghị—nghĩa là ba người trở lên ở nhiều địa điểm nói chuyện qua điện thoại cùng lúc—đang dần trở thành hình thức giao tiếp phổ biến trong công việc. Sau đây TaiNgheTroThinh sẽ giới thiệu cho bạn biết cách thực hiện cuộc gọi hội nghị.
những bước
Phương pháp số 1 dùng điện thoại thông minh của bạn
1Gọi một trong những người sẽ tham gia vào cuộc gọi hội nghị. Bạn có thể tìm thấy họ trong danh bạ của bạn, hoặc bấm phím để gọi số mong muốn. Khi cuộc gọi đó được thiết lập, hãy chạm vào Add Call (Thêm cuộc gọi). Người đầu tiên bạn gọi sẽ được chuyển sang trạng thái giữ máy (Hold).2Gọi người tiếp theo. Nhắc lại rằng bạn có thể dùng danh bạ của mình hoặc bấm số cần gọi. 3Chạm vào Merge Call (Kết hợp cuộc gọi). Người thứ hai bạn gọi sẽ được thêm vào cuộc gọi. Bạn có thể thực hiện cuộc gọi hội nghị với tối đa năm người, tùy thuộc vào nhà mạng của bạn.Cách này có thể được áp dụng với cả Apple iPhone và Android HTC Hero
Phương pháp số 2 Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ cuộc gọi hội nghị
1Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ phù hợp. những công ty như GoToMeeting hay Skype cho phép bạn thực hiện cuộc gọi thoại/video hội nghị với một vài lượng người nhất định. Khoảng giá có nhiều mức, từ miễn phí đến vài triệu đồng một năm, tùy thuộc vào nhu cầu dùng của bạn và hình thức dịch vụ mong muốn. Bạn có thể trả phí cho từng cuộc gọi hội nghị (được tính phí dựa trên số lượng người đã gọi, cuộc gọi kéo dài bao lâu v.v…) hoặc mua dịch vụ có mức giá chung, theo đó bạn sẽ không bị giới hạn quyền thực hiện cuộc gọi hội nghị và chỉ cần trả giá cố định hàng tháng.Thông thường, chỉ người tổ chức cuộc gọi mới phải trả phí dịch vụ.một vài dịch vụ có thể yêu cầu bạn mua phần cứng và/hoặc thêm hay chuyển đổi dịch vụ khoảng cách xa, nhưng cũng có dịch vụ trả trước cho phép bạn dùng điện thoại cố định, điện thoại di động hoặc máy tính.Cân nhắc xem bạn muốn được miễn phí hay người tham gia phải trả phí khoảng cách xa khi gọi.Cuộc gọi hội nghị có thể được thực hiện cùng lúc với hội nghị web để những người tham gia xem văn bản hoặc bài thuyết trình khi đang thực hiện cuộc gọi. Tính năng này nằm trong gói của một vài nhà cung cấp, nhưng bạn có thể thực hiện điều này một cách riêng rẽ (ví dụ như yêu cầu tất cả mọi người tham gia truy cập vào cùng đường dẫn URL hoặc mở cùng tập tin đính kèm trong email khi đang trong cuộc gọi).2Thu thập tất cả thông tin mà người tham gia sẽ cần để gọi. Thường thì đó là số điện thoại và một vài dạng mật khẩu. Thử kết nối trước nếu bạn cảm thấy lạ lẫm với phần mềm bạn sẽ dùng.3Lên lịch cho cuộc gọi hội nghị của bạn và mời người khác tham gia. Hãy tham khảo một vài lời khuyên về cách tổ chức cuộc gọi hội nghị. 4Lựa chọn không gian phù hợp. Đảm bảo rằng bạn sẽ thực hiện cuộc gọi tại một địa điểm yên tĩnh có ít tiếng ồn nhất. 5Bắt đầu cuộc gọi. Hãy đúng giờ, hoặc tham gia vào cuộc gọi hội nghị sớm hơn mười phút nếu có thể. một vài phần mềm không cho phép bạn tham gia trước giờ đã định, bên cạnh đó lại có những phần mềm không cho phép bất cứ ai nói chuyện với nhau cho đến khi người tổ chức cuộc gọi đăng nhập bằng mật khẩu đặc biệt. 6Chờ mọi người cùng tham gia và bắt đầu nói chuyện!
Lời khuyên
Hạn chế tối đa việc động chạm vào tài liệu hay gõ phím để tránh gây tiếng ồn.Bấm nút tắt tiếng (mute) khi bạn đang không nói chuyện hoặc cần hắt xì.Tránh nhai kẹo cao su, ăn bim bim hay bất cứ thứ gì khác khi đang trong cuộc gọi hội nghị.
Cảnh báo
Nếu có khách hàng hoặc nhân viên ở những nước khác ngoài nước Mỹ có ý định tham gia cuộc gọi hội nghị, hãy đảm bảo rằng họ có thể truy cập/kết nối vào hội nghị.Đảm bảo rằng đã xem kỹ mức phí của số điện thoại không miễn cước và số điện thoại miễn cước, vì có thể sẽ có sự khác biệt rõ rệt.Khi tìm kiếm nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị, hãy hỏi về những chi phí có thể phát sinh và yêu cầu hàng tháng.
