Lưu tập tin là một phần quan trọng khi làm việc với tài liệu, hình ảnh, video và những tập tin khác trên máy tính. Lưu lại công việc cho phép bạn quay trở lại và làm tiếp sau, chia sẻ tập tin với người khác và bảo vệ công việc của bạn không bị lỗi và sự cố. Xem Bước 1 dưới đây để tìm hiểu cách tốt nhất để lưu những tập tin và tối đa hóa hiệu quả.
những bước
Phương pháp số 1 Hình thành Thói quen Lưu trữ
1Lưu thường xuyên. Chương trình máy tính thường hay bị lỗi ở những thời điểm tồi tệ nhất. Do vậy bạn nên tránh để mất tài liệu của mình bằng cách lưu tập tin thường xuyên. Nếu thay đổi chi tiết tập tin nhưng không muốn ghi đè lên bản gốc thì bạn có thể dùng chức năng “Save as” (Lưu dưới dạng) để tạo bản sao với tên mới. Nhiều chương trình có chức năng lưu tập tin tự động trong khoảng thời gian nhất định. Điều này có thể cứu bạn khỏi hiểm nguy nhưng không nên thay thế hoàn toàn việc chủ động lưu thường xuyên.2Lưu tập tin bằng tên hữu dụng. Khi lưu tập tin lần đầu tiên, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập tên cho tập tin. Hãy chọn tên dễ nhận dạng và chứa thông tin quan trọng như ngày hoặc tác giả của tập tin. Điều này giúp bạn tìm ra tập tin nhanh chóng trên máy tính khi cần. 3Kiểm tra định dạng khi lưu tập tin. Khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên hoặc dùng lệnh “Save as” để tạo bản sao mới, nhiều chương trình sẽ cung cấp khả năng thay đổi định dạng tập tin. Bạn có thể thực hiện bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống bên dưới những mục cho tên tập tin.Kiểm tra định dạng là bước đặc biệt quan trọng khi gửi tập tin cho những người không có phiên bản chương trình giống như của bạn.4Sắp xếp thư mục lưu trữ. Đa số những hệ điều hành sẽ tạo thư mục Documents (Tài liệu) để lưu tập tin theo mặc định. Điều này giúp bạn xác định nơi lưu trữ, nhưng bạn cũng nên dành thời gian tạo hệ thống thư mục để sắp xếp tập tin gọn gàng ngăn nắp. dùng thư mục để sắp xếp theo loại tập tin, dự án, ngày, hoặc tiêu chí khác mà bạn muốn.Hầu hết những phiên bản mới của Windows dùng Thư viện (Libraries), cho phép lưu tập tin cùng loại trong một khu vực. những thư viện này không thực sự là vị trí mà là tập hợp những tập tin thuộc nhiều vị trí khác nhau.5Tìm hiểu phím tắt. Bạn có thể giảm bớt khá nhiều thời gian nếu biết cách dùng phím tắt để lưu tập tin, đặc biệt là khi bạn cần lưu trữ nhiều. Nhấn Ctrl+S (⌘ Cmd+S trên Mac) sẽ giúp bạn lưu tập tin trong hầu hết những chương trình. Nhiều chương trình cũng thiết kế biểu tượng chức năng “Save as”. những biểu tượng này sẽ thay đổi tùy chương trình. Ví dụ như, F12 sẽ mở hộp thoại “Save as” trong Word, trong khi⇧ Shift+Ctrl+S sẽ mở chức năng đó trong Photoshop.6Sao lưu tập tin. Để tránh mất dữ liệu trong trường hợp máy tính bị lỗi, bạn cần sao lưu tập tin thường xuyên. Điều này có nghĩa là bạn nên sao chép tập tin được lưu từ thư mục Documents vào ổ cứng gắn ngoài hoặc tải lên dịch vụ lưu trữ đám mây. Xem thêm những bài đăng cùng chủ đề để biết chi tiết về cách sao lưu tập tin
Phương pháp số 2 Lưu Tập tin trong Chương trình Cụ thể
1Lưu tập tin trong Microsoft Word. Word là một trong những chương trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới, vì vậy tìm hiểu cách lưu tập tin trong Word là kỹ năng quan trọng cần có. Hãy tìm hiểu trên mạng biết thêm chi tiết về cách thức lưu những tập tin trong Word. 2Lưu tập tin thành định dạng PSD trong Photoshop. Thay đổi định dạng tập tin đã lưu là một kỹ năng cơ bản quan trọng. bài đăng này sẽ giải thích làm sao để lưu tập tin thành hình ảnh PSD trong Photoshop, nhưng những thao tác cơ bản đều áp dụng cho hầu hết những chương trình. 3Lưu hình ảnh từ trang web. Internet chứa rất nhiều nội dung, và bạn sẽ có thể bắt gặp một vài hình ảnh và muốn lưu lại để dùng riêng. Tất cả trình duyệt đều cho phép bạn dễ dàng lưu hình ảnh vào máy tính, và những bước tương tự cho việc lưu những loại tập tin khác từ trang web. 4Lưu Google Doc (Tài liệu Google). Với những giải pháp tài liệu điện toán đám mây ngày càng trở nên phổ biến, rất có thể là bạn sẽ làm một vài công việc trên Google Drive. Trong khi những tập tin luôn được lưu trong đám mây, bạn có thể tải về và lưu chúng vào máy tính để có thể mở và dùng mà không cần truy cập internet
Lời khuyên
Lưu thường xuyên! Bạn sẽ không bao giờ phải hối tiếc về việc lưu trữ với tần suất dày đặc.
