Microsoft Excel là công cụ tuyệt vời để sắp xếp dữ liệu. bài đăng này sẽ giới thiệu với bạn một tính năng đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích, đó là sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái.
những bước
Phương pháp số 1 Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái
1Định dạng dòng tiêu đề. Dòng tiêu đề là dòng đầu trong bảng tính, chứa tên của cột. Đôi khi Excel sẽ sắp xếp cả dòng này vì cho rằng đây là một phần của dữ liệu, đặc biệt là nếu bảng tính của bạn toàn là văn bản. Sau đây là vài cách nhằm ngăn chặn điều này: Định dạng dòng tiêu đề khác đi. Ví dụ, bạn có thể tô đậm hoặc đổi màu văn bản.Bạn cần đảm bảo không có ô trống nào trong dòng tiêu đề.Nếu Excel vẫn sắp xếp, hãy chọn dòng tiêu đề và dùng thực đơn ruy-băng trên cùng, nhấp vàoHome (Trang chủ) → Editing (Chỉnh sửa) → Sort & Filter (Sắp xếp & bộ lọc) → Custom Sort (Tùy chỉnh sắp xếp) → My data has headers (Dữ liệu có tiêu đề).2Chọn cột cần sắp xếp. Bạn có thể nhấp vào ô tiêu đề của cột hoặc chữ cái bên trên cột đó (A, B, C, D, vân vân.). 3Mở thẻ Data (Dữ liệu). Nhấp vào thẻ Data ở trình đơn đầu màn hình để xem những tùy chọn về dữ liệu trong thực đơn ruy-băng phía trên bảng tính. 4Tìm mục Sort and Filter (Sắp xếp và bộ lọc). Thực đơn ruy-băng được phân chia theo vùng với tên nằm bên dưới. Hãy tìm vùng có nhãn Sort & Filter. Nếu không tìm thấy trong trình đơn Data, thử quay lại thẻ Home và tìm nút Sort & Filter ở phần Editing (Chỉnh sửa).5Nhấp vào nút A → Z. Nếu muốn sắp xếp bảng tính theo thứ tự bảng chữ cái, bạn chỉ cần kích vào biểu tượng A → Z trong mục Sort and Filter. Cột được chọn sẽ được sắp xếp lại theo thứ tự bảng chữ cái. Trên hầu hết phiên bản Excel, nút này thường nằm ở góc trên, bên trái phần Sort and Filter. Nếu muốn sắp xếp theo thứ tự ngược lại của bảng chữ cái, hãy nhấp vào biểu tượng Z → A
Phương pháp số 2 Sắp xếp theo họ (áp dụng với cấu trúc tên tiếng Anh)
1Cách này áp dụng khi bảng tính gồm họ và tên nằm trong một ô. Nếu bạn có danh sách tên đầy đủ (cấu trúc tên trước, họ sau) nằm trong một cột riêng biệt, khi sắp xếp sẽ chỉ theo tên. Với những chỉ dẫn sau đây, bạn sẽ có thể phân chia tên đầy đủ thành hai cột rồi sắp xếp theo cột họ.2Chèn một cột trống mới. Đặt cột này ngay bên phải cột họ tên. 3Nhập công thức cho phần tên. Hãy nhập công thức này vào ô trên cùng của cột mới: =LEFT(A1,FIND(” “,A1)) và đảm bảo rằng có khoảng trắng trong dấu ngoặc kép. Công thức này sẽ tìm trong cột tên đầy đủ và sao chép mọi dữ liệu đằng trước khoảng trắng. Nếu cần thiết, bạn có thể thay A bằng chữ cái tên cột chứa danh sách họ và tên.Thay cả số 1 bằng số thứ tự dòng mà bạn đang nhập.4Sao chép công thức này cho toàn bộ cột. Nhấp vào tiêu đề của cột mới, sao chép và dán công thức bạn vừa nhập. Bạn sẽ thấy tất cả tên tự động xuất hiện trong cột này. 5Tạo cột họ. Tạo cột mới bên phải cột tên. Sao chép và dán công thức này để điền họ vào cột: =RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(” “,A1))6Sắp xếp theo cột họ. Bây giờ, bạn có thể sắp xếp cột họ theo thứ tự bảng chữ cái, như bên trên mô tả
Lời khuyên
Nếu thực đơn “ruy-băng” biến mất, hãy nhấp đúp vào bất kỳ thẻ nào để mở rộng nó trở lại.bài đăng này dành cho Excel phiên bản 2003 trở đi. Nếu bạn đang dùng Excel phiên bản cũ hơn, có thể bạn cần tìm những tùy chọn ở vị trí khác.
