Tally 9 ERP là một chương trình kế toán cho phép bạn theo dõi và quản lý toàn bộ tài khoản, doanh thu, công nợ và mọi thứ liên quan đến quá trình vận hành kinh doanh. Tally 9 chủ yếu được dùng ở Ấn Độ, nhưng bạn có thể dùng thử miễn phí. Với Tally, bạn có thể theo dõi tất cả chi phí chỉ với vài phím bấm.
những bước
Phần 1Phần 1 Thiết lập Tally
1Cài đặt phần mềm Tally. Tally 9 ERP có thể được mua và tải về từ website của phần mềm. Bạn có thể tải phiên bản dùng thử 30 ngày nếu như chưa chắc chắn về việc dùng lâu dài. Tally 9 chỉ dành cho Windows. Bạn cũng có thể khởi chạy Tally trong chế độ giáo dục (Educational Mode) để tìm hiểu cách dùng phần mềm mà không phải đăng ký. một vài tính năng sẽ bị hạn chế trong chế độ này. 2Điều hướng Tally. Tally được thiết kế để điều hướng bằng bàn phím. Mặc dù bạn có thể nhấp vào bất cứ tùy chọn nào nhưng mọi thứ trong Tally đều được cài sẵn phím tắt. Thông thường, phím bấm sẽ hiển thị bên cạnh tùy chọn khả dụng. Khi bạn nắm được cách dùng với bàn phím thì năng suất làm việc sẽ cao hơn. 3Tạo công ty. Để dùng Tally, bạn cần tạo công ty trên chương trình. Cho dù bạn không dùng Tally một cách chuyên nghiệp thì vẫn phải tạo công ty. Trong trình đơn ban đầu, hãy chọn “Create Company” (Tạo công ty). Màn hình Company Creation sẽ hiện ra cho phép bạn nhập thông tin công ty. Nhập tên công ty như trong hồ sơ ngân hàng.Nhập địa chỉ công ty, hình thức pháp lý, số điện thoại và email.Bật “Auto Backup” (Tự động sao lưu) để đảm bảo rằng bản sao toàn bộ công việc sẽ được lưu phòng trường hợp có vấn đề với bản gốc.Chọn loại tiền tệ.Nếu bạn đang dùng Tally chỉ với mục đích quản lý tài khoản, hãy chọn “Accounts info” (Thông tin tài khoản) từ trong trình đơn Maintain. Nếu dùng Tally để kiểm kê hàng hóa thì bạn chọn “Accounts with inventory” (Hạch toán tồn kho).Nhập năm tài chính đầu tiên và ngày bắt đầu tài khoản
Phần 2Phần 2 Tạo sổ cái
1Bạn cần hiểu sổ cái để làm gì. Sổ cái ghi lại toàn bộ giao dịch của một tài khoản. Bạn cần tạo sổ cái cho mỗi tài khoản mà bạn kinh doanh. Có hai loại sổ cái: “Cash” (Tiền mặt) và “Profit and Loss Account” (Tài khoản lãi và lỗ). Bạn có thể tạo nhiều sổ cái tùy theo nhu cầu. Khi tạo tài khoản cho những bên khác trong mục Sales (Bán) hoặc Purchase (Mua/doanh thu), thông tin phải được liệt kê thành Sundry Debtors (Bên nợ tiền), Sundry Creditors (Bên chủ nợ) hoặc Branch/Divisions (Chi nhánh/bộ phận). Bạn cần đưa đối tượng vào nhóm liên quan nhất. Ví dụ: bên mà bạn bán cho họ nhiều hơn mua từ họ sẽ là tài khoản Sundry Debtors.2Mở cửa sổ Create Ledger (Tạo sổ cái). Chọn “Accounts Info” từ trình đơn Gateway, sau đó chọn “Ledgers” (Sổ cái). Bạn có thể chọn tạo một hoặc nhiều sổ cái. 3Chọn nhóm. Khi tạo sổ cái, trước tiên bạn cần chọn nhóm mà sổ được chỉ định. Việc chọn đúng nhóm là rất quan trọng vì điều này sẽ ảnh hưởng đến tổng số lượng và doanh số sau này. Danh sách nhóm khả dụng nằm bên phải màn hình. 4Đặt tên cho sổ cái. Nhập tên cho sổ cái để bạn dễ dàng nhận biết sổ này chứa thông tin gì mà không cần mở lên. 5Nhập số dư ban đầu. Khi tạo sổ cái, bạn cần chỉ định số dư mà sổ cái bắt đầu. Nếu bạn tạo sổ cái cho tài khoản ngân hàng thì đây sẽ là số tiền hiện có. Với sổ cái tổng hợp số tiền nợ nhà thầu thì khoản bạn nợ sẽ là số dư ban đầu
Phần 3Phần 3 Tạo chứng từ kế toán
1Bạn cần hiểu mục đích của chứng từ kế toán (voucher). Voucher là tài liệu chứa thông tin chi tiết của giao dịch tài chính. Voucher được dùng trong mọi khía cạnh kinh doanh, từ bán hàng đến tiền gửi. Tally tích hợp nhiều loại voucher phổ biến nhất được thiết lập cấu hình sẵn. 2Mở trang Vouchers. Từ trình đơn Gateway, bạn chọn “Accounting Vouchers” (Chứng từ kế toán). 3Chọn voucher mà bạn muốn tạo. Danh sách voucher khả dụng mà bạn có thể tạo sẽ hiện ra trong trình đơn bên phải. Hãy chọn voucher phù hợp với nhu cầu của bạn nhất. Contra Voucher (F4) – Chứng từ contra dành cho tiền gửi/rút ở ngân hàng hoặc chuyển tiền giữa hai tài khoản cùng công ty.Payment Voucher (F5) – Chứng từ này dành cho những khoản thanh toán được thực hiện bởi doanh nghiệp.Receipt Voucher (F6) – Chứng từ này dành cho mọi khoản thu nhập của công ty (bán, cho thuê, tiền lãi, vân vân).Journal Voucher (F7) – Những giao dịch không liên quan đến bán/mua hàng, tiền mặt hay thu nhập khác. Loại chứng từ này được dùng nhiều nhất trong việc điều chỉnh, mở hoặc đóng số dư.Sales Voucher/Invoice (F8) – Chứng từ này dành cho mọi hoạt động bán hàng được thực hiện bởi công ty.Purchase Voucher (F9) – Chứng từ này dùng cho mục đích mua tài sản của công ty.4Nhập thông tin được yêu cầu. Thông tin cần điền vào voucher sẽ khác nhau tùy vào loại chứng từ mà bạn muốn tạo. Thông thường, bạn cần xác định sổ cái mà chứng từ sẽ đính kèm, đồng thời nhập ngày và tên của bất kỳ bên có liên quan. Nếu bạn đang nhập sản phẩm được mua hoặc bán, Tally sẽ tự động tính tổng dựa trên số lượng mà bạn chọn.
