Tuy Excel không hẳn là chương trình chuyên về lịch, nhưng bạn có thể dùng phần mềm này để tạo và quản lý lịch của mình. Thay vì tự định dạng lịch riêng thì việc dùng những mẫu lịch có sẵn khác nhau và tùy chỉnh theo ý thích sẽ nhanh hơn nhiều. Bạn cũng có thể nhập danh sách sự kiện từ bảng tính vào lịch Outlook.
những bước
Phương pháp số 1 dùng mẫu Excel
1Bắt đầu tài liệu Excel. Nhấp vào thẻ “File” (Tập tin) hoặc nút Office và chọn “New” (Mới), rất nhiều mẫu khác nhau sẽ hiện ra cho bạn chọn. Trên một vài phiên bản Excel nhất định, chẳng hạn như Excel 2011 dành cho Mac, bạn sẽ cần chọn “New from Template” (Tập tin mới từ mẫu) trong trình đơn File thay vì “New”.Khi tạo lịch từ mẫu, bạn sẽ có lịch trống để điền sự kiện vào. Nếu bạn muốn chuyển danh sách dữ liệu Excel vào lịch Outlook, hãy xem phần tiếp theo.2Tìm mẫu lịch. Tùy vào phiên bản Office mà bạn đang dùng thì có thể sẽ có phần “Calendars” (Lịch), hoặc bạn chỉ cần nhập “calendar” vào trường tìm kiếm. một vài phiên bản Excel sẽ hiển thị những mẫu lịch được chọn sẵn trên trang chính. Nếu những mẫu này phù hợp với tiêu chí của mình thì bạn có thể dùng luôn, nếu không bạn có thể tìm và chọn trong những mẫu lịch có sẵn trên mạng.Bạn có thể tìm kiếm từ khóa cụ thể hơn tùy theo nhu cầu. Ví dụ, nếu như cần kiểu lịch học, bạn có thể tìm từ khóa “academic calendar”.3Đặt lại ngày tháng trên mẫu cho đúng. Sau khi mẫu được nạp, lịch trống mới sẽ hiện ra. Nếu ngày tháng không đúng, bạn có thể thay đổi bằng cách dùng trình đơn hiện ra khi bạn chọn ngày. Quá trình có thể sẽ khác nhau đôi chút tùy theo mẫu mà bạn dùng. Thường thì bạn có thể chọn tháng hoặc năm hiển thị rồi nhấp vào nút hình ▼ hiện ra cạnh thời gian đó. những tùy chọn khả dụng sẽ hiện ra, đồng thời lịch sẽ tự động điều chỉnh.Bạn cũng có thể đặt ngày bắt đầu tuần bằng cách nhấp vào đó và chọn một ngày mới.4Xem những mẹo. Nhiều mẫu sẽ có một khung với những mẹo chỉ dẫn bạn cách thay đổi ngày hoặc điều chỉnh những thiết lập khác cho mẫu lịch. Bạn sẽ cần xóa đi khung này nếu không muốn chúng xuất hiện trong lịch in. 5Điều chỉnh bất kỳ chi tiết ngoại quan mà bạn muốn. Bạn có thể điều chỉnh bất kỳ yếu tố nào bằng cách chọn và tiến hành thay đổi trong thẻ Home. Như mọi đối tượng trên Excel, bạn có thể đổi phông chữ, màu sắc, kích cỡ và hơn thế nữa. 6Nhập sự kiện. Sau khi lịch được định cấu hình phù hợp, bạn có thể bắt đầu nhập sự kiện và thông tin vào. Hãy chọn ô mà bạn muốn thêm sự kiện rồi nhập dữ liệu. Nếu bạn cần thêm nhiều hơn một nội dung vào cùng ngày, bạn có thể sáng tạo bằng khoảng cách
Phương pháp số 2 Nhập danh sách Excel vào Outlook Calendar
1Tạo bảng tính mới trên Excel. Bạn có thể nhập dữ liệu từ Excel vào lịch Outlook. Điều này sẽ giúp cho việc nhập những dữ liệu như lịch trình làm việc trở nên dễ dàng hơn. 2Thêm tiêu đề phù hợp vào bảng tính. Sẽ dễ dàng hơn để bạn nhập danh sách của mình vào Outlook nếu bảng tính được định dạng với tiêu đề thích hợp. Hãy nhập những tiêu đề sau vào dòng đầu: Subject (Chủ đề)Start Date (Ngày bắt đầu)Start Time (Thời gian bắt đầu)End Date (Ngày kết thúc)End Time (Thời gian kết thúc)Description (Mô tả)Location (Địa điểm)3Nhập từng mục lịch vào dòng mới. Trường “Subject” là tên sự kiện sẽ xuất hiện trên lịch. Bạn không cần phải nhập toàn bộ tiêu đề trên vào mỗi trường, nhưng ít nhất bạn nên có mục “Start Date” và “Subject.” Bạn cần phải nhập ngày theo định dạng tiêu chuẩn MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY để Outlook có thể hiểu.Bạn có thể tạo sự kiện kéo dài nhiều ngày bằng cách dùng trường “Start Date” và “End Date”.4Mở trình đơn “Save As” (Lưu thành). Sau khi thêm sự kiện vào danh sách, bạn hãy lưu bản sao của danh sách theo định dạng mà Outlook có thể đọc. 5Chọn “CSV (Comma delimited)” (Phân cách bằng dấu phẩy) từ trình đơn loại tập tin (file type). Đây là định dạng phổ biến có thể nhập được vào nhiều chương trình khác nhau bao gồm cả Outlook. 6Lưu tập tin. Đặt tên cho danh sách và lưu tập tin thành định dạng CSV. Nhấp vào “Yes” khi Excel hỏi bạn có muốn tiếp tục hay không. 7Mở lịch Outlook của bạn. Outlook nằm trong bộ công cụ Office và thường được cài đặt sẵn nếu bạn đã có Excel. Khi Outlook mở ra, bạn nhấp vào nút “Calendar” ở góc dưới bên trái để xem lịch. 8Nhấp vào thẻ “File” và chọn “Open & Export” (Mở & xuất). Bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn dành cho việc xử lý dữ liệu trên Outlook. 9Chọn “Import/Export” (Nhập/xuất). Một cửa sổ mới dành cho việc nhập và xuất dữ liệu trên Outlook sẽ hiện ra. 10Chọn “Import from another program or file” (Nhập từ tập tin hoặc chương trình khác) rồi nhấp vào “Comma Separated Values” (Giá trị được phân cách bởi dấu phẩy). Bạn sẽ được nhắc chọn tập tin mà bạn muốn nạp. 11Nhấp vào “Browse” (Duyệt tìm) và tìm tập tin CSV mà bạn đã tạo trên Excel. Thường thì tập tin nằm trong thư mục Documents nếu bạn không thay đổi vị trí lưu mặc định trên Excel. 12Bạn cần kiểm tra để chắc rằng “Calendar” đang được chọn làm thư mục đích. Vì bạn đang trong chế độ xem lịch của Outlook nên “Calendar” sẽ được chọn. 13Nhấp vào “Finish” (Hoàn tất) để nhập tập tin. Sau khi chương trình xử lý danh sách, những sự kiện sẽ được thêm vào lịch Outlook. Bạn có thể tìm thấy sự kiện ở vị trí phù hợp với thời gian được đặt theo danh sách. Nếu bạn có bao gồm phần mô tả thì nội dung này sẽ hiện ra khi sự kiện được chọn.
