Phương pháp dùng Vlookup trong bảng tính Excel: 10 Bước

TaiNgheTroThinh hôm nay sẽ chỉ dẫn bạn cách tìm thông tin tương ứng của ô nào đó trên Microsoft Excel bằng công thức VLOOKUP. Công thức VLOOKUP rất hữu ích trong việc tìm những thông tin như giá trị lương nhân viên hay ngân sách của ngày nhất định. Bạn có thể dùng VLOOKUP trên cả phiên bản Excel của Windows và Mac.

những bước

1Mở tài liệu Excel. Nhấp đúp vào tài liệu Excel chứa dữ liệu mà bạn muốn dùng tính năng VLOOKUP. Nếu bạn chưa tạo tài liệu, hãy mở Excel, nhấp vào Blank workbook (chỉ trên Windows) và nhập dữ liệu vào theo cột.2Bạn cần chắc chắn rằng dữ liệu đã được định dạng thích hợp. VLOOKUP chỉ hoạt động với dữ liệu được tổ chức theo cột (ví dụ: những phần dọc), nghĩa là dữ liệu hầu như đều có tiêu đề nằm ở hàng đầu chứ không phải những ô của cột phía ngoài bên trái. Nếu dữ liệu được sắp xếp theo hàng thì bạn sẽ không thể dùng VLOOKUP để tìm giá trị.3Chúng ta cần hiểu về từng khía cạnh của công thức VLOOKUP. Công thức VLOOKUP gồm bốn phần, mỗi phần phản ánh một khía cạnh thông tin trong bảng tính:Giá trị tra cứu – Ô chứa dữ liệu mà bạn muốn tra cứu. Chẳng hạn nếu bạn muốn tìm dữ liệu trong ô F3 thì giá trị tra cứu sẽ nằm ở hàng thứ ba trong bảng tính.Mảng bảng – Toàn bộ khoảng dữ liệu của bảng từ ô phía trên bên trái đến ô dưới cùng bên phải (không bao gồm tiêu đề). Chẳng hạn, nếu dữ liệu bắt đầu từ A2 xuống A20 và mở rộng đến hết cột F, mảng bảng sẽ nằm trong khoảng từ ô A2 đến ô F20.Số chỉ mục cột – Số chỉ mục cột chứa giá trị mà bạn muốn tra cứu. “Số chỉ mục” cột thể hiện thứ tự của cột; ví dụ: trong bảng tính mà dữ liệu nằm ở cột A, B và C, số chỉ mục của cột A sẽ là 1, B là 2 và C là 3. Số chỉ mục bắt đầu từ 1 và tính từ cột dữ liệu phía ngoài bên trái, vậy nếu dữ liệu bắt đầu từ cột F thì số chỉ mục của cột này sẽ là 1.Tra cứu phạm vi – Thông thường chúng ta đều muốn câu trả lời chính xác đối với kết quả VLOOKUP, vì thế hãy nhập FALSE cho giá trị này. Nếu chỉ muốn ước tính thì bạn có thể nhập giá trị TRUE.4Chọn ô trống. Nhấp vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả của công thức VLOOKUP. 5Thêm thẻ công thức VLOOKUP. Nhập =VLOOKUP( để bắt đầu công thức VLOOKUP. Phần còn lại của công thức sẽ nằm giữa dấu ngoặc đơn mở ở đầu và đóng ở cuối. 6Nhập giá trị tìm kiếm. Tìm ô mà giá trị tra cứu được viết, sau đó nhập tên ô vào công thức VLOOKUP cùng với dấu phẩy.Ví dụ: nếu giá trị tra cứu được nhập vào ô A12, bạn sẽ nhập A12, vào công thức.Bạn cần tách riêng từng phần của công thức bằng dấu phẩy, tuy nhiên không cần dùng dấu cách.7Nhập giá trị mảng bảng. Xác định ô phía trên bên trái chứa dữ liệu để nhập tên của ô vào công thức, nhập tiếp dấu hai chấm (:), tìm ô phía dưới bên phải trong nhóm dữ liệu, thêm vào công thức và sau cùng là dấu phẩy. Ví dụ: nếu bảng đi từ ô A2 đến ô C20, bạn sẽ nhập A2:C20, vào công thức VLOOKUP.8Nhập số chỉ mục cột. Xác định số chỉ mục của cột chứa giá trị mà bạn muốn VLOOKUP hiển thị, sau đó nhập vào công thức cùng với dấu phẩy phía sau. Ví dụ: nếu bảng dùng cột A, B và C, trong đó dữ liệu mà bạn muốn nằm ở cột C thì hãy nhập 3, vào đây.9Nhập FALSE) để đóng công thức. Thông tin này cho phép VLOOKUP tìm giá trị chính xác trong cột được chỉ định đối với hạng mục mà bạn đã chọn. Lúc này công thức sẽ trông tương tự như sau: =VLOOKUP(A12,A2:C20,3,FALSE)10Nhấn ↵ Enter. Quá trình tra cứu sẽ bắt đầu và hiển thị kết quả trong ô của công thức

Lời khuyên

Ứng dụng phổ biến của VLOOKUP trong bảng kiểm kê là đưa tên mặt hàng vào phần “giá trị tra cứu” và dùng cột chi phí của mặt hàng làm giá trị “số chỉ mục cột”.Để giá trị ô không thay đổi trong mã VLOOKUP khi bạn thêm hoặc chỉnh sửa những ô trong bảng, hãy thêm `$` vào trước mỗi chữ và số của tên ô. Ví dụ: A12 sẽ là $A$12, còn A2:C20 sẽ thành $A$2:$C$20.

Cảnh báo

Kiểm tra lại số chỉ mục cột trước khi đưa vào công thức VLOOKUP vì số chỉ mục cột sẽ thay đổi tùy vào cột mà dữ liệu bắt đầu chứ không phải bản thân thứ tự của cột.